それ、必要!?使わないオプションを再確認!
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給紙カセット(給紙トレイ)の増設をおすすめしない3つの理由

複合機・コピー機についている給紙カセット。

機種・メーカーによっては、3段も4段もついているものもありますね。

しかし、

「給紙カセットを増設した方がいいか悩んでいる」
「どんな時に、カセットの増設が必要?」

といった方も多いでしょう。

そこで今回は、複合機・コピー機に給紙カセットの増設の必要性や、給紙カセット数ごとのおすすめ複合機などをご紹介していきます。

これを読めば、給紙カセットの増設が必要かどうか簡単に判断できるので、ぜひ読み進めて参考にしてくださいね。

給紙カセット(給紙トレイ)は用紙をストックできる場所

複合機・コピー機には必ずついている「給紙カセット(給紙トレイ)」は、いわば用紙を保管しておく引き出しのようなものです。

A4は1段目、A3は2段目といったように、用紙のサイズに合わせて給紙カセットを活用することができます。

ワイド版(AB版)やハガキ、レターサイズにも対応しているものもあり、幅広い用紙サイズをストックすることが可能です。

オフィスで使用する用紙サイズに合わせてセットすることで、印刷にかかる手間を省くことができますよ!

給紙カセット(給紙トレイ)は何段あると便利?

「A4とA3しか利用しないから2段で十分」

「使用する用紙の種類が多いから5段はほしい」

といったように、オフィスの利用状況によって必要な段数が異なります。

そのため、オフィスで必要な用紙の種類を把握しておくことが大切です。

複合機・メーカーによって、導入時に標準装備としてついている給紙カセット数は異なりますが、一般的には2~5段の給紙カセットがついていることが多いでしょう。

それでも足りない場合はオプションで増設することも可能ですが、やはりその分導入費用がかかってしまうため、必要な給紙カセット数のみで対応するというのがおすすめです。

給紙カセット(給紙トレイ)の増設が必要ない3つの理由

「給紙カセットはたくさんあった方が便利なのでは?」と思う方も多いですよね。

しかし、標準装備以上の給紙カセットをつけるとなると、オプション料金がかかります。

増設したい理由によっては、増設しなくても済むケースがあるので、ご紹介していきましょう。

1. 一般的な企業はA4サイズだけで十分

まず、オフィスで頻繁に使用されている用紙のサイズはどれなのか、把握する必要があります。

一般的な企業であればA4サイズが主流であり、「考えてみればA4しか使用しないかも・・・」といった声も多いです。

また、時々L判やハガキの印刷が必要だけど手差しで十分といった場合も、わざわざ給紙カセットの増設は必要ありません。

オフィスで使用する用紙サイズとその使用頻度を把握することで、わざわざ増設しなくても給紙カセットを活用することができます。

2. 用紙サイズは変更して使える

例えば、A4を常用しているけれどB5の原稿をコピーする必要があるなどといった場合、わざわざB5の用紙を購入して給紙カセットにセットする必要はありません。

複合機・コピー機には用紙サイズを変更してコピーする機能があり、B5をA4へ拡大して印刷することも可能です。

用紙サイズの変更を活用することで、さまざまな原稿も常用している用紙を利用することができるため、給紙カセットを増設しなくても対応することができます。

3. カセット・トレイ内の用紙サイズは変更できる

「一度A4で設定した給紙カセットは、サイズの変更ができないの?」といった声をよく耳にします。

一度A4で給紙カセットをセットしたとしても、用紙サイズを変更することが可能です。

キャノンの場合、パソコンからプリンター設定のオプションで「給紙部設定」で、給紙カセットごとに用紙の設定変更できます。

給紙カセットに設定とは違う用紙サイズをセットした場合は、忘れずに変更するようにしましょう。

一般的なオフィス向け!カセット段数別のおすすめ複合機・コピー機3種類

複合機・コピー機によって、標準装備されている給紙カセット数が異なります。

そこで、給紙カセット数ごとにおすすめの複合機・コピー機をご紹介しましょう。

1. 【1段カセット】「シャープ MX-C302W」

シャープが発売する「MX-C302W」は、無線LANにも標準対応したコンパクトサイズの複合機です。

簡単なスペックは以下を参考にしてくださいね。

機能 ・コピー
・ネットワークプリント
・ネットワークスキャン
・FAX
対応カラー フルカラー
対応用紙 A4~A5 ハガキ・封筒
特徴 ・無線LAN
・両面原稿自動送り装置
・身分証コピー機能

MX-C302Wは、給紙カセットは1段、そしてコンパクトボディのため、デスクの上や棚の上でも使用でき置き場所に困りません。

また、身分証明書のコピー機能を使えば、自動で1枚に裏と表を印刷することができるため、カウンター業務などでも利用できます。

2. 【2段カセット】「富士ゼロックス Docucentre V-C2263」

業務用複合機・コピー機界の老舗ともいえる富士ゼロックスが発売する「Docucentre V-C2263」は、自在に機能をカスタマイズできる機種です。

機能 ・コピー
・プリント
対応カラー フルカラー
対応用紙 最大A3
特徴 自動両面出力機能

Docucentre V-C2263は、機能としてはコピー・プリントのみといったいたってシンプルな複合機です。

FAXやスキャン、無線LANなどオプションでカスタマイズすることを目的とした機種なので、無駄な機能がありません。

そのため、コピーとプリントの機能しか要らないオフィスにとっては、一番無駄なコストを抑えて使用できる機種とも言えますね。

3. 【3段カセット】「京セラ TASKalfa206ci」

京セラの「TASKalfa206ci」は、節約・仕事の効率化を考えた複合機です。

スペックは次の表を確認しましょう。

機能 ・コピー
・プリント
・スキャン
対応カラー フルカラー
対応用紙 最大A3
特徴 ・無線LAN
・両面原稿自動送り装置
・エコプリントでトナーの節約

無線LANを標準搭載したことによって、パソコンを使用しなくてもスマホやタブレットから直接印刷が可能です。

また、トナー濃度5段階も節約できるため、トナー消費をセーブすることもでき、印刷コストを抑えることもできますよ。

給紙カセット(給紙トレイ)を長持ちさせる3つのポイントも合わせて確認

複合機・コピー機の本体ががっちりしているフォルムなので、少々雑に扱っても大丈夫と思われがちなのですが、給紙トレイは繊細で壊れやすいです。

雑に扱っていると簡単に壊れてしまうので、扱い方についてお話ししていきます。

今後の使い方の参考にしてくださいね。

1. カセット内は除湿を心掛ける

給紙カセットに限らず、複合機・コピー機は湿気に弱いです。

特に、給紙カセットが湿気を帯びていると、紙詰まりの原因になってしまいます。

特に梅雨のシーズンや、朝夕の気温差が激しい時期は注意してください。

最近では、給紙カセット内にヒーターがついているものもあり、常にエコモードにしておくことで、梅雨の時期も湿気を除去してくれます。

もしヒーターが内蔵されていない機種であれば、給紙カセットの空いているスペースにミニタイプの除湿剤を置くのがおすすめですよ。

2. 用紙は一週間で使い切れる量をセットする

給紙カセットには、200枚以上の用紙をセットしておくことができます。

たくさんの用紙をセットしておくことで、頻繁に用紙切れを起こさず手間もないのですが、1週間以上セットしたままの場合は、逆に湿気を帯びて紙詰まりなどのトラブルの原因になりやすいです。

1週間程度で使い切れる程度の用紙を、セットしておくようにしてくださいね。

3. 紙詰まりを起こした時は水平に引く

給紙カセットの中で紙詰まりを起こした場合、力任せに引っ張ってはいけません。

ローラーに用紙が詰まっている状態であれば、ローラーに対して水平に用紙を引いて取り除くようにしてください。

無理に引っ張ってしまうと、ローラーだけではなく他の部品も壊れてしまい、業者に任せるしかなくなってしまうため、返って手間がかかります。

また、ローラーの部分が高温になっていることがあるので、やけどには気をつけるようにしましょう。

まとめ

今回は、給紙カセットの必要数の考え方、給紙カセット数を減らす方法などをご紹介しました。

ポイントとしては次の3つがあります。

ここがポイント
  • 給紙カセットは必要な分だけ設置しよう
  • 用紙サイズの変更機能などを使えば、無駄な用紙の給紙カセットは必要なくなる
  • 常用以外の用紙を使う場合は、給紙カセットの用紙サイズを変更もしくは手差しを利用しよう

「オプションではつけたくないけど、給紙カセット数が足りないと思う」
「どれくらいの給紙カセットがあればいいのかわからない」

といった方は、この記事を参考に給紙カセット数を検討してみましょう。

自分で判断が難しいというそこのあなた。

オフィ助では、複合機・コピー機の疑問にもお答えしています。

「給紙カセットを追加した方がいいのか判断してほしい」
「○○の機能が使える複合機はないか?」

など、どんな疑問でも構いません。

お気軽にご連絡ください。

 

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