FAXは見てから印刷で!
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FAX「見てから印刷」が複合機・コピー機のコスト削減に繋がる4つの理由

複合機・コピー機のFAX機能には「見てから印刷」という機能がありますが、どんな機能なのか分からず、疑問を持つ方もいるでしょう。

「見てから印刷ってどういうもの?」
「見てから印刷機能が利用できるおすすめの機種を知りたい」

そういった方のために、複合機・コピー機の「見てから印刷」機能とは何なのか、どのような特徴があるのかなどについてご紹介します。

この記事を読むことによって、「見てから印刷」機能を持った機種を導入するメリットがわかるので、参考にしてみてくださいね。

複合機・コピー機FAXの「見てから印刷」って何?

複合機・コピー機、FAXなどに搭載されている「見てから印刷」とはその名の通り、届いたFAXの内容を確認したうえで印刷するかどうか判断できる機能です。

FAXの内容をパネルに表示し、印刷が必要だと判断したものだけを印刷できるので、「不要なFAXや目を通すだけで良いものまで印刷したくない」という悩みを解消できます。

「見てから印刷」のFAX利用に便利な4つの特徴

わざわざ中身を確認してから印刷するよりも、すべて自動印刷した方が楽だと感じる方もいるはず。

しかし、「見てから印刷」機能を活用することにより、次の4つのメリットが得られます。

1. 届いたFAXをパネルの表示で確認できる

「見てから印刷」機能を利用する際には、届いたFAXの内容をパネル上で確認可能です。

拡大表示したり、左右にスクロールすることによって小さなパネルでも詳細に内容を把握できます。

ただ、複合機・コピー機によってパネル性能が異なるので、注意して選びましょう。

2. 広告など必要ないものはすぐに削除可能

届いたFAXを確認したところ、不要な広告やダイレクトメールだったというケースもありますよね。

「見てから印刷」機能がついている複合機・コピー機なら、そういったものを印刷せずに済むのがメリットです。

特に不要なFAXがたくさん届いて困っているような場合は1日の印刷数がかなりのものになってしまうので、「見てから印刷」機能で対応しましょう。

3. ペーパーレス化で経費削減に役立つ

毎日多くのFAXが届く場合、それを印刷する紙とインクが必要です。

不要なFAXもすべて印刷してしまうとそれだけ無駄な経費がかかってしまうもの。

これを防ぐためにも「見てから印刷」機能が役立ってくれます。

パネルで確認が済めば印刷するまでもないFAXもありますよね。

そういった印刷不要なFAXのせいでムダなコストがかかっていると感じている方に、「見てから印刷」機能は大変おすすめです。

4. セキュリティ機能が高い

機種によって異なりますが、複合機・コピー機には主に次の5つのようなセキュリティ機能が搭載されています。

  • 不正アクセス防止
  • ユーザー認証
  • フィルタリングの機能
  • ネットワークの通信の暗号化
  • データの暗号化

これらの機能をしっかり設定しておけば、より安全に「見てから印刷」(FAX機能)を利用できるのでセキュリティ面でも安心です。

簡単!「見てから印刷」の使用ガイド

「見てから印刷」機能が気になっているものの、「何となく使い方が面倒くさそう」と感じている方もいるのではないでしょうか。

そこで、具体的な使い方についてご紹介します。

「見てから印刷」設定方法の5つの手順

設定方法は次の通りです。

  1. 管理者権限でログインし、FAXの設定画面を開く
  2. 共通設定画面を開く
  3. プレビュー設定の「受信データの画像確認設定」にチェックを入れてOKをタップ
  4. 登録をタップして設定を完了させる
  5. ログアウトをタップし管理者権限からログアウト

やってみると特に難しいことはなく、簡単に設定できます。

「見てから印刷」印刷方法の4つの手順

印刷は以下の4ステップで行います。

  1. 受信したFAXを選択してパネルに表示する
  2. パネルからFAXの内容を確認
  3. 印刷が必要な場合は印刷
  4. 印刷終了後、印刷済みの内容を消去するか残すか選択

不要なデータは消去し、容量が不足しないように注意しましょう。

「見てから印刷」解除方法の5つの手順

設定方法の手順で行った設定を解除します。

やり方は次の通りです。

  1. 管理者権限でログインし、FAXの設定画面を開く
  2. 共通設定画面を開く
  3. プレビュー設定の「受信データの画像確認設定」のチェックを外してOKをタップ
  4. 登録をタップして設定を完了させる
  5. ログアウトをタップし管理者権限からログアウト

以上のように、見てから印刷は簡単なステップと設定で利用可能な便利な機能です。

コスト削減したいオフィスに「見てから印刷」は最適

ビジネス的に受け取り拒否できないFAXが大量にも場合でも、これらをすべて印刷すると紙やインクのコストがかかってしまいますよね。

見てから印刷は、印刷するまででもないFAXがたくさん届いてしまうオフィスでは特に活躍します。

印刷不要なものはパネル上で確認だけして印刷しないようにすればコストカットに繋がります。

FAX「見てから印刷」搭載のおすすめ複合機・コピー機4選

「見てから印刷」機能が搭載されている機種について4つご紹介します。

それぞれ各機能の詳細が異なるので、最適な複合機・コピー機を選ぶのに役立ててみてくださいね。

1. SHARP(シャープ) MX-2650FN

SHARP(シャープ)MX-2650FN

名称 見てからファクス
「見てから印刷」機能
  • 受信データのプレビューや自動保存・転送
  • 1度に500件へ送信可能
  • プリントせずにデータを保存し、再利用可能

SHARPはコスパの良い複合機・コピー機として定評があります。

MX-2650FNはとてもわかりやすい操作性の複合機・コピー機となっているため、直感的に操作ができるのが魅力。

受信したデータをプレビューで一覧表示し、そこから不要なものはまとめてチェックを入れて削除可能です。

一覧画面で全体のプレビューが見られるので、一つずつ詳細表示をしなくてもFAXの中身を判断しやすいのがメリット。

シンプルなアイコンに加えて大画面液晶なので、初めて複合機・コピー機を導入するからわかりやすいものが良いという場合にもぴったりです。

2. CANON(キャノン)MF249dw

CANON(キャノン)MF249dw

名称 見るだけFAX
「見てから印刷」機能
  • A4標準原稿を約3秒台で送信可能
  • 自動両面ファクス受信対応
  • メモリー送受信データバックアップで停電時も安心

CANONは機能性が高く、画質や印刷スピードの分野でも評価されている複合機・コピー機を多数販売しています。

届いたFAXを確認する際、90件まで一覧表示が可能で、画像プレビューは3ページまで対応しているのが特徴。

一覧から不要なFAXを一括削除できます。

届いたFAXを自動で用紙の両面に印刷する機能なども搭載されているので、コストカットに拘りたいオフィスにおすすめです。

3. brother(ブラザー)MFC-J6995CDW

brother(ブラザー)MFC-J6995CDW

名称 みてから送信/みるだけ受信
「見てから印刷」機能
  • 送信前に原稿の送信内容の確認ができ、誤送信を防止できる
  • 印刷せずにパソコンから確認、保存可能
  • プリントせずにPCから直接送信ができる

brotherは家庭用複合機・コピー機だけでなく、ビジネス用などのモデルも多数販売しているメーカーです。

「みるだけ受信」という機能が搭載されていて、受信したFAXを印刷前に液晶画面で確認可能。

コスト削減につながります。

また、転送機能やタイマー送信、取りまとめ送信などFAXを活用する際になにかと便利な機能が複数搭載されているのも大きなポイント。

FAXを利用するシーンが多いオフィスでも安心です。

4. EPSON(エプソン)PX-M7050F

EPSON(エプソン)PX-M7050F

名称 見てからファクス送信/見てからファクス印刷
「見てから印刷」機能
  • 原稿種類を「文字」「文字・写真」「写真」から選択可能
  • 背景色の除去
  • FAX動作中に送信予約可能
  • 指定の転送先に自動転送

EPSONは特に家庭用のプリンターで評価されているメーカーです。

受信した原稿を一度受信ボックスに保存するように設定しておくと自動は印刷されず、必要なもののみを印刷可能です。

それから、コピーやFAXが動作している最中でもFAXの送信予約が可能。

これによって従来なら動作中のFAXの動作が終わるまで待たなければならなかった時間を短縮することができます。

作業時間短縮に役立つ家庭用複合機・コピー機を求めている企業に向いています。

まとめ

いかがだったでしょうか。

何かと便利な「見てから印刷」機能について特徴やメリットなどをご紹介しました。

記事の内容をまとめると、ポイントは次の3つです。

ここがポイント
  • 「見てから印刷」は印刷前にパネルでFAXの内容が確認できる
  • 不要なものは印刷前に削除も可能なのでコストカットになる
  • 「見てから印刷」もメーカー・機種によって機能や特徴が異なる

「無駄なFAXを印刷したくない」という方は、この記事を参考にして「見てから印刷」搭載の複合機・コピー機の導入を検討してみてくださいね。

「見てから印刷」機能に興味がある方はぜひオフィ助にご相談ください。

オフィ助では状況をお伺いし、最適な複合機・コピー機についてご案内します。

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