インターネットの急速な成長により、業務効率をUPするためのツールがたくさん開発されています。
「グループウェア」もその一つで、導入することによって会社の仕事効率が良くなるのです！
今回は、グループウェアの基本を分かりやすく説明していこうと思います。
「社内や顧客の情報がうまく共有できていない…」
「書類は紛失や情報漏洩の心配がある」
など、情報を簡単かつ安全に共有したいと思っている方は、ぜひ見ていってください♪
グループウェアとは
グループウェアは、ネットワークを利用して組織内の情報共有やコミュニケーションをスムーズにし、業務の効率を上げるためのソフトウェアです。
働く仲間の持っている情報や仕事の進捗状況を一元管理することができ、それらを共有することで円滑なコミュニケーションを生み出す効果があります。
社内SNSとの違いは何？
グループウェアは業務改善も目的にしており、社内SNSは社員間のコミュニケーションを活発にすることを目的にしています。
グループウェアはグループ間でのスケジュール管理や仕事の進行状況、ファイル共有などのビジネスを効率化するための機能が主になっています。
一方、社内SNSはチャット、音声・ビデオ通話機能などコミュニケーションを円滑して情報交換を行うための機能が主になっています。
グループウェアは社内SNSの機能を備えていることがほとんどなので、コミュニケーションの活発化と業務効率化の両方を行いたい方はグループウェアの導入をおススメします。
主な機能は7つ！
グループウェアにはどのような機能が付いているのでしょう。
基本的な機能についてご紹介します。
機能が分かればやれることも分かるので一石二鳥です♪
スケジュール管理
個人だけでなく、グループの予定も共有・一元管理することができます。
一目でグループ全員の予定が分かるため、仕事の割り振りや会議などの予定調整もしやすくなります。
設備予約
会議室や社用車などの会社の共用設備の利用状況を確認・予約を行うことができます。
利用状況をわざわざ人に聞く手間がかからず、使う日程をデータ上に残しておけるので、時間のロスやブッキングを防ぐことができます。
掲示板
社内情報を掲載することができます。人事通達や緊急連絡など、社内全体に伝える必要がある場合に使われます。
ものによっては内容や部門ごとにカテゴリ分けができたり、閲覧者や公開日に制限を設けることもできるようです。
見逃すことがないように最新版が一番上に表示されるので、重要度の高い情報共有をする時におすすめです。
ワークフロー
経費申請や有給申請など、上司や担当部門からの承認が必要な申請書類の申請から決裁までのフローを自動化します。
承認は出先からも可能なので、業務をもっと効率よく行うことができます。
ToDo
自分が担当するタスクやメンバーに依頼したタスクを一元管理して、進捗状況を逐一確認することができます。
期限を設けたり、完了したタスクを確認することで優先順位がハッキリして今やるべきことが明白になります。
頭が整理されるため業務効率UPにも繋がります。
ファイル共有
組織やグループごとに画像・資料・ドキュメントを共有することができます。
クラウドへの登録も可能で、アクセス制限を行って必要な人以外に情報が行くことを防ぐことができます。
出先であっても送られてきたファイルをすぐに確認できるので、時間のロスがなく効率がいいです。
WEBメール
Webブラウザ上でメールを送ることができる機能です。
グループウェア上から送受信や閲覧できるので、別のメールサービスを開く手間がなくより迅速なやり取りが行えます。
また、グループウェアを開いていればメールを見落とす可能性も低くなるのもメリットです。
これ以外にも、チャット機能・在席/離席確認機能・アンケート機能など、仕事において管理や情報共有、業務効率を良くする機能が揃っています。
主な機能は一緒ですが、ツールごとに個性があるので比較して自分の会社にあったものを導入してくださいね♪
導入方法は2種類ある
グループウェアの導入方法には、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。
オンプレミス型とは、企業側で用意したサーバーに専用のソフトウェアをインストールすることで利用する導入方法です。
一方クラウド型は、インターネット上のサーバー内でソフトウェアを利用する導入方法です。
オンプレミス型、クラウド型を比較！
それぞれのいい点・悪い点をまとめたので比較してみましょう。
グループウェア導入の際、最初に迷う部分だと思うのでしっかり確認してくださいね。
オンプレミス型
良い点
- セキュリティが強固で安全
- カスタマイズができる
悪い点
- 価格が高い
- 導入に時間がかかる
- 外出先での利用ができない
- 運用が難しい
クラウド型
いい点
- 価格が安い
- 導入に時間がかからない
- 運用が簡単
- 外出先でも利用可能
悪い点
- カスタマイズしにくい
- セキュリティ面が不安
このように、サーバー運用に長けている人員がいない場合はクラウド型の導入をおススメします。
特に準備するものもなく気軽に始められるので、初心者の方にも安心です。
逆に、社外に絶対出せない情報を扱っている、社内ルールが多くカスタマイズの必要がありサーバー運用できる人材がいる。という会社はオンプレミス型にすることをおススメします。
自分の会社の特徴にあった方で決めることを忘れないでくださいね！
要確認！グループウェアのメリット・デメリット
次は、グループウェア全体のいい点悪い点をご紹介していきます。
グループウェアのメリットだけでなくデメリットもしっかり理解することで、導入の際にやるべきことが分かりますよ。
早速見ていきましょう。
メリット
各種業務の効率化
グループウェアは、業務の効率化が一番の目的と説明しました。
全ての機能がそれに該当しますが、中でも申請業務をより簡単にしたり、出退勤の集計、グループウェア上でメールを送受信できるという部分で特に発揮されています。
短縮できる業務が増えれば、余裕もできてより質のいい仕事が行えるようになります。
スムーズなやりとり/情報共有
掲示板、ファイル共有などでスムーズな情報共有を行えます。
すぐに共有することができるので、緊急の場合も一斉に情報を伝達することができるのです。
また、チャットやビデオ会議を使えばスムーズなやり取りも可能です。
ペーパーレスの促進
資料やファイルのデータ上での共有、データ上での申請が行えるため、わざわざ紙で出力して手渡す必要がなくなります。
そうなるとペーパーレス化が進み、環境にも優しいです♪
マルチデバイス対応
クラウド型であれば、外出先であってもスマホ、ノートPC、タブレットなど様々な端末からいつでもどこでも情報を発信・受信することができます。
ロスタイムの削減
グループウェアの機能は、全ての部署の時間のロスを減らすことに繋がります。
営業であれば、外出先でも情報共有ややり取りを行うことでお客さんの状況に合わせて臨機応変に対応できます。事務であれば、集計や承認の作業を短縮でき、メールもすぐに送ることができます。
など、どの部署にとっても効率的に仕事をするための機能が備わっているのです。
状況の可視化
スケジュール管理、タスク管理、共用設備の予約など、様々なものの状況を把握し、ブッキングや仕事のやり忘れなどのトラブルを防ぐことができます。
特にタスク管理は、可視化することで仕事の状況を一つ一つ確認する手間が省けます。
可視化することで認識と現状のずれも起こり辛くなります。
デメリット
浸透に時間がかかる
グループウェアはできる機能が多いので、全社員が全ての機能を理解し利用するようになるまでには時間がかかります。
少し弄ればできるであろうチャットや掲示板、WEBメールなどは比較的浸透しやすいと思いますが、ワークフローやToDoなどは少し使い方の指導が必要になるでしょう。
折角導入するからには全ての機能を臨機応変に使った方が業務効率UPに繋がりやすくなると思います。
部門や役職を超えたコミュニケーションができない
グループウェアでは、チャットや掲示板を作成する際は、必ず管理者の許可が必要になります。そのため、部門や役職を超えたコミュニケーションは難しいです。
上記したように、グループウェアではコミュニケーションを取ることを目的としているわけではありません。
部門や役職を超えたコミュニケーションを活発化させたい場合は、社内SNSやチャットツールを使うことをおススメします。
別の記事でコミュニケーションツールについて詳しく解説しているので、気になる方はぜひ読んでみてください。
選ぶのが大変
他のツールもそうですが、グループウェアツールも様々な会社が出しています。
基本的な機能は同じですが、使い勝手や価格、セキュリティ面などそれぞれ得意な部分は異なります。
有名な会社の多くが導入しているからと言って、あなたの会社には合わない可能性も十分にあります。
そのため、導入の際は必ずいろんな会社のものを比較して、機能面や価格、得意なことが自分の会社に合いそうかをよく検討することが大切です。
また、無料で使えるものもあります。
コストがかからないのはやはり魅力的ですが、利用者数に制限があったり容量が少ないなど、機能に制限があります。
そのため、制限内ではやりたいことができず、結局課金することになるでしょう。
だったら最初から会社にあった有料のツールを導入する方がメリットが多いです！
有料のものは機能だけでなくサポートも充実しており、使いやすいものが多いでしょう。
まとめ
グループウェアとはどのようなものか、基本的な部分を解説させていただきました。
今回の内容をまとめると、以下のようになります。
- グループウェアは業務効率をUPさせるもの
- オンプレミス型とクラウド型がある
- 情報に流されず、会社に合ったものを選ぶ必要がある
業務効率が悪いと仕事の質が下がったり、従業員のストレスも倍になります。
グループウェアなどのツールは、そうならないためにお手伝いするソフトウェアです。
あくまでみなさんの負担を減らすための「お手伝い」なので、それに頼りきりになってはいけません。
グループウェアなどのサービスを使って頭の中を整理したり、動ける時間を増やすことで社内外での対面コミュニケーションがより活発になることが望ましいです。
データの中だけでは分からないことは沢山あります。
それだけは忘れないようにしましょう！
グループウェアを使って、会社の士気を高めていきましょう♪
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