これから社会人になる学生も、新入社員のみなさんも、コピー機の使い方をご存じですか？
知らない人も多いと思いますが、会社に入ったらコピー機を使う場面が頻繁にあります。
そのため、使い方を知っていると自分が安心できます。
周りの人にも感心されるかも…！？
今回は、そんなコピー機の使い方について説明していこうと思います。
コピー機の使い方は知っておくべき？
「コピー機は使ったことあるし、わざわざ覚える必要もない」という方もいると思いますが、
会社ではコピー以外の機能(スキャンやFAXなど)も頻繁に使用します。
コピーは使ったことがあっても、FAXやスキャンの使い方はわからない方が多いと思うので、今のうちからやり方を覚えて焦らないようにしておきましょう！
上司や先輩にコピーをお願いされることもよくあるので、基本機能の操作を知っておくといざという時に自信をもって周りのサポートができますよ！
コピー機の基本機能は４つ！
コピー機の基本機能は次の４つになります。
- コピー
- プリントアウト
- スキャン
- FAX
コピー
読み込んだ原稿を複製して増やすことができる機能です。
この機能は使ったことがある人も多いと思います。
会社では、資料作成や社内書類を用意する時に使います。
プリントアウト
パソコンやスマートフォン上にあるデータを、紙として出力する機能です。
パワーポイントやワードで作ったデータを資料として配りたい時などに使います。
スキャン
紙の原稿を見込んでデータ化する機能です。
データ化することで管理や検索が簡単になるので、特に会社ではスキャンを利用することが増えています。
FAX
電話回線を通して画像や文書を送ることができます。
最近はスキャンしたデータをメール送るという方法も増えていますが、FAXを使っている会社もまだ多いので覚えておいて損はないでしょう。
簡単に解説♪コピー機の基本の使い方
ここからは、コピー機の基本の使い方をご紹介します。
全ての機器が同じ使い方をするわけではありませんが、基本的には似たような操作方法だと思うので、ぜひ参考にして下さいね♪
コピー
- ガラス面に印刷したい面を下(ガラス側)にして設置する。
- 操作パネルで、コピーを選ぶ
- 部数・カラー・印刷向き・片面両面を設定する
- スタートを押して印刷する
- 部数を確認し、その他の部分も設定と違いがないか確認する
コピー(両面印刷の場合)
- 操作パネルでコピーを選択する
- 設定部分で「両面」を選択する
- ガラス面において、表面の原稿を読み取る
- 裏面の原稿を読み取る
- スタートを押して印刷する
原稿送り装置は画像の部分になります。
スキャン
- 印刷原稿が複数ある場合は、最初に枚数と順番を確認しておく
- ガラス面に設置する/原稿送り装置(ADF)に印刷したい面を上にして設置する
- 操作パネルでスキャンを選択
- スキャン枚数・カラー・印刷向きを確認する
- スキャン先を指定する
- スタートを押してスキャンする
- 向きや色がおかしくないかスキャン先(PC内のフォルダ)で確認する
FAX
- FAX送付状(詳しくは送付状について参照)を作成し、上司に確認をとる
- ガラス面か原稿送り装置に原稿を設置する
- 操作パネルからFAXを選択し、送信先を選ぶ※
- 送信先が間違ってないかしっかり確認し、スタートを押す
- 必要があれば、FAXが届いたか数分後に送信相手に確認の連絡をいれる
※いつも取引のある会社の場合、電話番号が登録してある可能性が高いです。 入力の手間を省けるので、作業効率アップにつながります。
プリントアウト
- パソコンやスマホとコピー機が接続されているか確認する
- パソコン・スマホ上で印刷したいものを選び、印刷を押す
- 設定画面で、カラーや枚数・印刷向き・片面両面などの印刷設定を行う
- 設定が終わったら、「OK」を押して印刷を押せば、印刷がはじまる
ホッチキスを使って文書を閉じる
人に配るものやページの多い文書は、複合機に付属しているホッチキス(ステープル)機能を使って1部にまとめてほしいと頼まれることがあります。
ここでは、富士フイルムBIの複合機でのホッチキスの設定方法をご紹介します。
【同じサイズの用紙にホッチキス止めをする場合】
- プリンタ構成タブの「設定項目」リストボックスの「フィニッシャー」→ありを選択
- 「基本」タブをクリック
- 「出力用紙サイズ」から、「原稿サイズと同じ」以外の用紙サイズを選択
- 「トレイ/排出」タブをクリック
- 「ソートする〔1部ごと〕」
- 「ホチキス」の項目から、ホッチキス止めする場所を選択
- 「OK」を押す
ステープル機能は全てのコピー機・複合機に付いているわけではないので、「ホッチキス止めして」と言われた時だけ設定をするようにしましょう！
ステープル機能について詳しく知っておきたい人は下の記事で知識を増やしておきましょう♪
絶対覚えておきましょう！
自信を持って使おう！お願いされた時の確認事項
コピーやFAXをお願いされた時は何を確認する必要があるのか知っておくと何度も聞きに行く必要がなくなります。
確認事項をご紹介するので、しっかり覚えておきましょう。
コピー/プリントアウト
- 何部印刷するか
- 印刷向きは？(縦/横)
- ホッチキスはいるか、とじる位置はどこか(左上/真ん中/右上)
- 片面印刷か、両面印刷か
- カラー印刷か、白黒印刷か
- 期限はあるか
FAX
- 送信先は？(電話番号も確認)
- FAX送付状を作り、頼んだ人に必ず確認
- FAX送信確認の電話はかけるか
FAXを行う際、ファクスで送る用紙の最初に送付状をつけるのが一般的マナーです。
送付状の内容は以下の通りです。
- ・送信年月日
- ・送信先会社名
- ・部署名
- ・氏名
- ・送信元会社名
- ・部署名
- ・氏名
- ・ご挨拶
- ・送信枚数
- ・送信内容
画像出典元：switch
このように、FAXを送る際は必要な情報がかかれた送付状を付ける必要があります。
上記のように丁寧な送付状をつけることで、取引相手にもちゃんとした会社だと安心感を与えることができます。
送付状のテンプレートや内容は会社によって違うと思うので、付ける際は社内の人に確認するようにしてください。
コピー機を使う際の５つのマナー
使い方の次は、コピー機を使う際のマナーを覚えましょう。
ここを知っておくだけでも周りに好印象を与えることができます。
①基本は白黒印刷を使う
会社で使われている複合機(コピー・スキャン・FAX・プリントアウトができるもの)も、印刷するごとにお金がかかります。
白黒とカラーでかかる料金が異なり、コンビニのコピー機と同じようにカラー印刷の方が料金が高いです。
そのため、必要がない限りは白黒印刷を心がけましょう。
印刷を頼まれた場合は、最初に白黒かカラーか確認するようにしてください。
➁個人的に利用しない
当たり前のことですが、会社の複合機を個人的に利用してはいけません。
会社の複合機は、仕事の効率を上げるために用意されており、印刷代も会社が支払っています。
それを私用で使うことは、他人のお金を盗んでものを買っているようなものなので、絶対にやめましょう。
③設定を変えたら戻しておく
印刷向きや用紙サイズを変えて印刷することがあると思います。
その場合、印刷し終わったら後で使う人のことを考えておく必要があるので、ちゃんと確認してから設定を変えるようにしてくださいね。
④メンテナンスや補充は気づいたらやる
会社で使う複合機は使用頻度が高いので、紙やインクの減りが早いです。
紙やインクが足りなくなっているのに気が付いたら、率先して補充をしましょう。
また、インクがかすれるなど印刷が上手くいかない場合は、内部クリーニングを行ってください。
内部クリーニングのボタンがあると思うので、それを押すことで自動的にクリーニングを行ってくれます。
☆補充やクリーニングの仕方が分からない場合は、遠慮せず社内の人に聞きましょう。
⑤原稿の取り忘れに注意！
コピーやスキャンなどを行った後、複合機内に原稿を置き忘れないように注意しましょう。
そのまま放置してしまうと、取り間違えや情報漏洩に繋がる危険性が高まります。
もし置き忘れた書類が機密性の高いものだったとしたら、さらに大変なことになります。
そうならないように、複合機の使用が終わった後は原稿が残っていないか確認してからその場を離れるようにしましょう。
最近の複合機は優秀で、原稿の取り忘れを認識して音声やアラートで知らせてくれる機能が付いたものもあります。
コピー機の使い方をマスターして、好印象を与えよう♪
コピー機は使い方を知っていて損することはありません。
日常生活でもコンビニでコピー機を使うこともあるでしょうし、その時にも役立ちます。
コピー機の使い方を知っていると、社会常識があると認識され社内での印象もよくなるでしょう。
なにより自分が困ることがないので、この機会にマスターしちゃいましょう♪
オフィ助では他にもコピー機関連の使い方記事も投稿しているので、ぜひ参考にください。
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