複合機・コピー機を検討する場合、値段で選ぼうか、機能で選ぼうか迷う方も多いでしょう。
中には、
「複合機・コピー機をどんな形で入手したらいいのかわからない」
「何を重視して選べばいいの？」
など、困っている方も多いですよね。
そこで今回は、複合機・コピー機の選び方のポイントやアドバイスをご紹介します。
これを読めば、どんな方法で・何を重視して複合機・コピー機を選べばいいのかがハッキリしますよ♪
ぜひ読み進めてくださいね。
知っておきたい複合機・コピー機の3つの入手方法と特徴
複合機・コピー機は高額なものです。
そのため、複合機・コピー機を検討する前に、まずどうやって入手するのか決めなくてはいけません。
入手方法としては、次の3種類があります。
- 買取
- リース
- レンタル
それぞれについてご紹介するので、参考にしてくださいね。
買取で入手する場合
複合機・コピー機を買取にする場合、現金などで支払わなくてはいけないので、事業を始める際の初期費用が高額になりがちです。
メリットとしては、新品もしくは中古から自分が好きなものを選べる、買取後は売却や譲渡をしても問題ないので、使わなくなった場合の処分がラクという点です。
しかし、買取では経費処理ができず経理上では減価償却という形になるので、少々事務の手間が増えるというデメリットがあります。
リースで入手する場合
複合機・コピー機をリースする場合、経費としてはリース料と保守料のみになるので、毎月のコストを抑えることができます。
しかし、リースは〇年利用しますという契約を交わしているので、基本的に途中解約をすることができません。
万が一、契約途中での解約は、残りの残債や違約金などが発生するので注意しましょう。
また、減価償却などといった事務上での手間なく、経費として計上できるのも魅力のひとつです。
リースは3年以上の契約がほとんどですので、最低でも3年以上は利用するという場合におすすめです。
詳しくは「リースと買取の違いについて」で解説しているので、参考にしてみてくださいね。
レンタルで入手する場合
レンタルは数日からの契約が可能なうえ、リースとは違って審査がありません。
また、解約したいときにできるというメリットもあります。
ただ、レンタルの場合必ず新品を借りることができるとは限りません。
そして、長期に及ぶレンタルはできないので気をつけましょう。
とはいえ、レンタルの場合、保守・修繕費はレンタル会社が負担してくれます。
事業を始めるのでリースの審査に通るのか不安、事業がうまくいくか様子を見てからリースに切り替えたいといった方は、レンタルを検討してみるのもいいでしょう。
詳しいレンタルとリースの違いは、以下の記事でご紹介しています。ぜひチェックしてみてください。
複合機・コピー機を選ぶ時の2つの確認事項
複合機・コピー機を選ぶときに、必ず確認してほしいこととして、以下の2つがあります。
- 料金の内訳
- 契約内容
どういった点に気をつけながら確認するといいのか、解説しましょう。
➀料金の内訳は確認しているか？
買取・リース・レンタルのいずれを選ぶにしても、料金の内訳の確認をしましょう。
特に、複合機・コピー機を導入する場合、保守契約を行うケースがほとんどです。
保守契約に含まれる内容は、主に次の３つです。
- 修理
- トナーの無料補充
- 定期点検
しかし、本来であれば保守契約にふくまれない消耗品代（コピー用紙など）が、契約の中もしくは見積もりの中に上乗せされているケースがあります。
何にいくらかかるのか、担当者の口頭だけではなく、契約書に記載されている内容を確認することが大切です。
➁契約内容に納得しているか？
契約内容を理解し、納得しているかどうかはとても重要です。
適当に聞き流していると、後々トラブルに繋がる可能性が高いです。
気になる点、理解できていない点は隅々まで確認しましょう。
特にリースやレンタルの場合、レンタル期間や満了時の返却方法など細かな取り決めがあります。
契約はあなたにとっても相手にとっても重要な取引なので、契約書の確認は怠らないようにしてくださいね！
失敗しない複合機・コピー機選びで必要な4つの観点
複合機・コピー機の選択で失敗しないためには、次の4つに注目しましょう。
- 印刷枚数
- 機能性
- 料金
- 保守契約
どういった点に注目し検討すればいいのか、それぞれ解説します。
1. 利用時の「印刷枚数」がいちばん重要！
毎月どれくらいの印刷枚数になるのか、把握することが大切です。
複合機・コピー機は、印刷スピードによって価格が大きく異なります。
例えば、月に300枚程度しか印刷しない場合と、月に1,000枚もの印刷を行う会社とでは、求める印刷スピードは異なりますよね。
1,000枚もの印刷を行うのに、安価でも印刷スピードが遅い機種だとそれだけで仕事の効率が悪くなってしまいます。
逆に300枚しか印刷しないのに、ずば抜けて早いけれど高額な複合機・コピー機を使うのではコストかかりすぎて賢い買い物とは言えません。
まずは複合機・コピー機を選ぶ前に、どれくらいの印刷枚数が必要かを確認しておきましょう！
月間印刷枚数を算出する
次の計算式を利用して、月の印刷枚数を算出してみましょう。
1日の印刷枚数×営業日数＝月の印刷枚数
1日の印刷枚数は、モノクロ・カラーやFAX受信、パソコンからの印刷枚数も含みます。
両面印刷は2枚とカウントするようにしてくださいね。
また、従業員の人数が増えたり会社が大きくなる場合は印刷枚数が今より多くなることも考えて、導入するコピー機・複合機のスペックを決めましょう。
印刷枚数に見合う機種を選ぶ
印刷枚数の目安が分かれば、選ぶ機種も自ずと絞られてきます。
枚数が多ければ多いほど印刷スピードが速い機種を選ぶのがおすすめですし、さほど印刷枚数がないのであれば標準クラスの複合機・コピー機がおすすめといったように、判断基準になるでしょう。
また、印刷スピードが速ければ速いほど、複合機・コピー機の価格は上がります。
そのため、印刷枚数に合った機種を選ぶ必要がありますね。
2. 使用用途に合わせて「機能性」を重視！
使いたい用途に合わせて、複合機・コピー機を選ぶことも重要になります。
どのメーカーの複合機・コピー機も、基本的に大きな機能は同じで、基本的な機能は
- ・コピー
- ・ファクス
- ・スキャン
- ・プリントアウト
の4つの機能です。
しかし、複合機・コピー機によって細かい機能は異なります。
そのため、どういった機能が必要かをあらかじめ検討しておき、欲しい機能が搭載されている機種を選びましょう！
【その他の機能】
- ・両面印刷
- ・ステープル(ホッチキス止め)
- ・無線LAN
- ・Mac対応
- ・自動原稿送り装置
- ・パンチホール
- ・FAX転送 など
尚、機能が多すぎたり要らない機能を付けてしまうとその分コストが上がってしまうので、極力要らない機能が付いたものは選ばないことをおすすめします。
印刷速度や画質も大切
例えば、写真印刷が多い場合は印刷画質を、一度に何枚もの印刷やコピーがある場合は印刷スピードを重要視するのがおすすめです。
残念ながら、すべてのユーザーが大満足というような複合機・コピー機はありません。
それぞれの特性を理解して、より自分がほしいものが付いている機種を選ぶようにしてください。
用紙サイズも注意！
コピー・複合機で印刷できる用紙のサイズは、基本的にA4サイズが最大の場合が多いです。
もし、もっと大きなサイズを印刷する機会があるようなら、印刷可能用紙サイズも確認しましょう！
A3サイズまで印刷できるコピー機・複合機もあり、長尺印刷であればそれ用のプリンターが販売されています。
3. 複合機・コピー機は各種「料金」を確認する
見積もりなどを見て、料金の安さから契約してしまう方も多いです。
しかし、「安い」＝「良質」というわけではありません。
そのため、安さを重要視するのではなく、設定されている料金や契約内容などを慎重に確認する必要があります。
本体料金と保守料金は別
複合機・コピー機のリース代などは、本体料金と保守料金からできています。
本体料金と保守料金は、全く別のものになるので注意してください。
本体料金は複合機・コピー機本体にかかる料金です。リースの場合は、リース料金ともいわれますね。
保守料金は、複合機・コピー機のメンテナンスや故障時の修理、トナーの無料サービスを行い、毎月の印刷枚数に応じて料金が変わります。
リースや買取を希望する場合は、必ずかかる費用と思った方がいいでしょう。
保守料金は複合機・コピー機を利用し続ける限り毎月支払い続ける費用になります。
そのため、本体料金と保守料金は別ものととらえて判断し、それぞれの料金の検討をするようにしてくださいね。
また、リースの相場を知ることも、複合機導入を失敗しないためには必要不可欠です！
相場を知ることで機種に見合った価格で契約・購入することができますしね♪
複合機・コピー機のリース相場についてで例を出して説明しているので、ぜひお読みください。
4. それぞれの「保守契約」を知っておく
保守料金は、本体料金と全くの別ものだというお話しをしました。
複合機・コピー機は、紙が詰まるなどのトラブルで修理をするといったことはよくあり、修理費に数十万円かかるなど高額なケースが多いです。
そこで、保守契約を結び保守料を支払うことで、そういった修理費や入れ替えが必要なトナー代(レーザープリンターにおけるインク代のこと)などをカバーしてもらうことができます。
保守契約には、次の4種類があります。
- カウンター保守契約
- キットトナー保守契約
- 年間保守
- スポット保守
それぞれ保証される内容も異なるので、詳しく解説しましょう。
カウンター保守契約
カウンター保守契約は、毎月印刷した枚数に応じて保守料金を支払うしくみになります。
| 料金制 | カウンター料金 |
|---|---|
| トナー | 無料 |
| 修理費 | |
| 支払 | 毎月 |
| 更新方法 | 自動更新 |
補償内容としては、複合機・コピー機のトラブルやトナーの補充などすべて請負ってくれます。
詳しいカウンター保守契約については、次の記事もぜひ参考にしてくださいね。
キットトナー保守契約
キットトナー保守契約は、専用のトナーを利用している間、複合機・コピー機の修理費が無料になる保証です。
| 料金制 | そのつど料金 |
|---|---|
| トナー | 有料 |
| 修理費 | 無料 |
| 支払 | トナー交換時 |
| 更新方法 | トナーを利用している間（最大5年） |
キットトナー保守契約は、トナー交換時に料金が発生します。
あまり印刷をしない場合、トナーの交換まで、もしくは5年が経過するまでと期間が空くため、毎月料金が発生しないのがキットトナー保守契約の強みです。
また、キットトナー保守契約は基本的にモノクロ機にのみ適用されることが多いので、カラーの複合機・コピー機を望む場合は、キットトナー保守契約に対応しているか確認する必要があります。
スポット保守契約
スポット保守契約は、中古複合機・コピー機を購入した場合が対象になります。
| 料金制 | そのつど料金 |
|---|---|
| トナー | 有料 |
| 修理費 | 有料 |
| 支払 | トナー購入・修理時 |
| 更新方法 | なし |
スポット保守契約は、トナーなど消耗品は実費負担になります。
また、トラブル時は、修理業者に依頼しなくてはならず有料です。
つまり、必要なときに必要な分の経費で済むのが、スポット保守契約のメリットでしょう。
しかし他の保守契約とは違い、有料での対応になり、場合によっては中古複合機・コピー機へ買い換えた方が安いといったこともあるので注意が必要です。
年間保守契約
年間保守契約とは、キャノン独自で行っている保守契約です。
| 料金制 | そのつど料金 |
|---|---|
| トナー | 有料 |
| 修理費 | 無料（地域によって有料） |
| 支払 | 契約更新時 |
| 更新方法 | 都度更新 |
トナーは有料ですが、修理費は基本的に無料です。
キャノンとの契約になるので、どの販売店で複合機・コピー機を購入しても契約することができます。
印刷をする機会が少ないといった業種の方であれば、高額になりやすい修理費だけを保証してもらうというものいいでしょう。
ただし、キャノンの製品であっても対象機種があるので注意してくださいね。
複合機・コピー機は自社で保守サービスを行っている業者がおすすめ
「どこの保守サービスに加入すればいいの？」と疑問に思う方も多いでしょう。
結論から言うと、複合機・コピー機を購入する自社で保守サービスを行っている業者での購入・契約がおすすめです。
保守サービスを購入した店舗とは違う業者で行うと、次のようなトラブルも起こりやすいので、覚えておきましょう。
保守サービスが自社以外だとトラブルが起きやすい
保守サービスは、自社で保守契約を提供していない店舗の場合、業務委託している保守業者と契約することになります。
複合機・コピー機の販売店は「売る」ことが仕事になるため、売った後のことは重要視しておらず、二の次になります。
そのため、場合によっては「契約料は安いが対応は雑」ということもあり、希望するサービスを受けることができない可能性があるため気をつけましょう。
中には、トナーが無くなってすぐ注文したけれど、届くまでに数日かかりしばらくコピー機が利用できなかったといったケースもあります。
自社で販売から保守契約を行っている販売店では、販売後についても重要視されているため、少々保守契約料が高くても充実したサービスを受けられるなどのメリットがあるのです。
可能であれば、自社で販売から保守契約まで対応している業者を選びましょう。
まとめ
今回は、複合機・コピー機選びで失敗しないポイントや、保守契約の種類など詳しくご紹介しました。
大切なポイントは次の5つなので覚えておいてくださいね。
- 新品・中古など好きに選びたい場合は「買取」、経費を抑えたいなら「リース」が最適
- 契約書をきちんと確認し、納得してから契約しよう
- 印刷枚数に見合う機種を選ぼう
- 保守契約の内容を確認し、どこまでの補償が必要か考えよう
- 自社で販売から保守契約まで提供している業者で購入するのがおすすめ
「使い方にあった機種を選びたい」
「機種の購入、保守契約を1カ所で済ませたい」
といった方は、この記事を参考に、どういった機種を選び、どのような保守契約を結ぶのか選びましょう。
きっと、自分に合った1台を最適な補償つきで利用することができますよ！
オフィ助は、自社で保守サービスを行っており、安心してご利用して頂けます。
あなたにピッタリな複合機をお選び致しますので、ぜひお気軽にご連絡ください♪
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