ここは絶対記入!リース契約書を書く際の注意点
コピー機・複合機のリース

【画像付】複合機・コピー機のリース契約書の書き方をわかりやすく解説

契約を交わすというのは、とても重要なことです。

そのため、複合機・コピー機のリース契約を交わすときには、

「この項目、どうやって記入するといいのだろう」
「契約書の内容をもっとわかりやすく知りたい」

といった方も多いですよね。

そこで今回は、契約内容に軽くふれ、リース契約書の記入の仕方を画像付きで徹底解説します!

これを読めば、迷うことなく契約完了まで向かえるはずです。

ぜひ読み進めてくださいね。

複合機・コピー機のリース契約書とは

リース契約を結ぶ前に、まずリース契約とはどういったものなのか、把握しておきましょう。

基本的にリース契約は、ユーザーとリース会社、そしてリース会社と複合機・コピー機の売主(サプライヤー)が絡む契約になります。

「え?リース会社との契約じゃないの?」

と驚く方も多いでしょう。

そこで、リース契約の内容などについてお話しします。

リース契約書の内容

リース契約を交わすのは、ユーザーとリース会社になります。

主な契約内容は8つになります。

  1. 契約の趣旨
  2. 複合機・コピー機の引き渡しの条件や注意点
  3. リース開始日や契約終了日
  4. 複合機・コピー機の所有権について
  5. 保守修繕の義務や、破損した場合の責任の所在
  6. 契約違反をするとどうなるのか
  7. 契約更新について
  8. 複合機・コピー機の返還方法など

リースをするにあたって、確認しなくてはいけない項目が記載されています。

この契約書を交わすと、契約内容を守らなくてはいけない責任がユーザーとリース会社間に生じるので、必ず確認してくださいね。

注文書とは別?

注文書は、リース会社がサプライヤーへ発行する書類です。

リース契約が終了すると、リース会社は主に次の4つが記入された書類をサプライヤーへ渡します。

  • 機種、仕様
  • 台数
  • 搬入日
  • 引き渡し場所

それをもとに、サプライヤーは複合機・コピー機を搬入し、リース会社へ請求される仕組みになっているので、注文書自体はユーザーが関与することはないでしょう。

複合機・コピー機のリース契約書で絶対に必要な3つの書類

複合機・コピー機のリース契約をするためには、必要書類をそろえておく必要があります。

そこで、ここでは必要書類についてお話ししましょう。

必要書類一覧

リース契約には、審査があります。

そのため、会社の状況などがわかる次の3つの書類を用意し提出しましょう。

  • 財務諸表(営業報告書・貸借対照表・損益計算書など)
  • 会社経歴書
  • 決算書類(税務申告書の写し)

この書類をもとに審査を行うので、必ずそろえてリース申込書と共に提出してくださいね。

リース契約書は非課税文書なので印紙は不要

契約書によっては、書類に印紙を添付する必要があります。

しかし、リース契約に関しては不課税文書のため印紙の添付は必要ありません。

複合機・コピー機のリース契約書の見方と4項目の記入例

ここからは、肝心のリース契約申込書の記入の仕方について解説していきましょう。

次の画像を例に解説していくので、手元にあるリース契約申込書と照らし合わせながら確認していってください。

複合機・コピー機のリース契約書の見方と4項目の記入例

ポイントを抑えてしまえばとても簡単ですよ!

1. 申込者

複合機・コピー機のリース契約書 申込者

まずは、最初にある項目「申込者」です。

ここでの注意点は次の3つです。

  • 会社名などは略式不可
  • 資本金は記入されている単価に注意
  • 代表者の氏名の前に、「代表」もしくは「代表取締役」といった役職を記入する

(株)は株式会社、(有)は有限会社といったように、略式にせず正式名称で会社名などを記入しましょう。

また、資本金の単価があらかじめ百万円などと記載されているリース契約申込書も多くあります。

単価を間違えないように注意してくださいね。

2. 連帯保証人予定者

複合機・コピー機のリース契約書 連帯保証人

連帯保証人と聞くと、第三者をたてなくてはいけないのかと思われがちですが、会社の代表者が連帯保証人予定者になります。

この項目では、代表者の情報を記入しますが、リース会社によっては配偶者の有無や住居の種類などといった細かい部分まで聞かれることがあります。

また、2名分連帯保証人を記入する項目がありますが、基本的に代表者1名で問題ないでしょう。

ただ、リース会社によっては2人必要とする可能性もあります。

もし心配な場合は確認しておくといいですね。

3. 引き落とし口座

複合機・コピー機のリース契約書 口座

支払口座の記入も注意が必要です。

引落口座からはリース料金が引き落とされます。もし引落ができないといった場合は、滞納となってしまうので正しく記入することが重要です。

注意点としては、

  • 銀行の形態や、本店・支店の〇を忘れない
  • 通帳に会社名しかなくとも、役職と代表者の氏名まで記入する

といった2つがあります。

特に〇をするのを忘れるケースが多いです。

銀行なのか、それとも信用金庫なのかわからないので、忘れずに〇をしましょう。

4. 物件設置場所

複合機・コピー機のリース契約書 設置場所

事業所を複数抱えている場合など、申込者で記入した住所と設置場所は異なることもあります。

また、複数台申し込みをしている場合は、それぞれ設置場所は異なりますよね。

確認の意味でも、この物件設置場所は記入しておきましょう。

代筆は文書偽造になる?複合機・コピー機のリース契約書の2つの注意点

リース契約書を記入するうえで、気をつけてほしいポイントとして、

  1. 押印を確認する
  2. 代筆はNG

といった2つがあります。

詳しく見ていきましょう。

1. 押印で使える印鑑を確認!訂正印は可能?

リース契約の審査通過後、リース契約の締結を行います。

その際には、

  • 会社の代表者の押印
  • 社判

といった印鑑が必要になります。

もし契約書に間違って記入してしまった場合は、会社の代表者の印で訂正印を押して問題ありません。

また、会社の印鑑証明書や商業登記事項証明書などの書類が必要になるケースもあるので、覚えておきましょう。

2. 代筆は文書偽造になるって本当?

代表者も多忙で契約書まで手が回らないといったケースも多く、特に悪意なく代表者の代筆を行う職員がいます。

リース契約書の記入は、会社の代表者が行わなくてはいけません。

会社として審査を受けるだけではなく、代表者も連帯保証人として審査されます。

例え悪気はなくても、代筆での契約は文書偽造になる可能性があるので注意しましょう。

複合機・コピー機のリース契約書は長期間の保存必須!

無事契約が終わった後、リース契約書はどうすればいいのでしょうか。

契約書の保管期間や、万が一紛失した場合の対処方について触れていきましょう。

リース契約書の保管期間の目安

リース契約書は、帳簿書類の一つになります。

そのため、次の3つの書類は、7年間保管する義務があります。

  • リース契約書
  • リース契約に関連した書類(見積書・注文書・領収書など)
  • 自社で作成した書類

たとえリース契約が満了したとしても、リース契約から7年間は保管しなくてはいけないので、覚えておいてくださいね。

リース契約書を紛失した場合の対処法

リース契約書を紛失してしまった場合、リース会社に再発行が可能かどうか連絡をしてみましょう。

もしできなければ、リース会社に保存してある契約書の写しをもらうといいですね。

契約書自体、途中で解約や何かトラブルがなければ7年後には処分してもいい書類です。

しかし、契約内容の確認やトラブルがあった場合の対処として、紛失したままにせずにリース会社へ早々に相談するのがおすすめです。

複合機・コピー機のリース契約書は中途解約できる?

複合機・コピー機を長い間利用していると、さまざまな理由で途中解約を希望するケースも多いです。

リース契約は、基本途中解約ができません。

最低でも契約満了まで付き合っていく覚悟が必要になります。

とはいえ、どうしてもやむを得ない事情などによって、解約をしたいといったケースもありますよね。

そこで、中途解約が許されるケースなどをご紹介しましょう。

中途解約が可能な場合とは

リースは契約途中での解約はできません。

しかし、会社が倒産したなどといったやむを得ない事情の場合、残りの残債と違約金を支払うことで解約が可能な場合があります。

この場合、一度に大きな金額を支払わなくてはいけないので、ユーザーの負担がとても大きいです。

もし、この残債と違約金を支払えない場合は、督促状が届くこともあるので覚えておきましょう。

契約が自動更新されることもある

リース契約満了時に、リース会社を変えようと思っていたのに、気が付けば自動更新されていたといったこともあります。

自動更新については、リース契約書に記載があるのできちんと確認しておきましょう。

自動更新であっても、満了を迎えるまでは基本的に途中解約はできません。

まとめ

いかがでしたか。

複合機・コピー機のリース契約の主な内容や、リース契約申込書の注意点についてご紹介しました。

今回の重要なポイントは次の5つです。

ここがポイント
  • リース契約書は必要書類をそろえて一緒に提出しよう
  • 「申込者」欄は略式記入不可
  • 連帯保証人予定者は会社の代表者の個人名を記入する
  • リース契約申込書の記入は必ず会社の代表者がやること
  • リース契約申込書や関係した書類は7年間保管しなくてはいけない

「リース契約書って、どれくらい保管しておくべきなの?」
「物件設置場所は、申込者と同じ住所だから記入しなくてもいい?」

などといった方は、この記事を参考にしていくださいね。

リース契約書の記入から保管までを完璧にこせますよ。

契約書類は、私たちリース会社とお客様をつなぐ大切な書類です。

長いお付き合いをさせていただくためにも、お互いに相違のないよう、ささいなことでも構いませんので、お気軽にオフィ助までご相談くださいね。

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