在宅ワークやモバイルワークなどの新しい働き方が浸透する中で、「テレカン」という言葉が最近聞かれるようになっています。
「テレカン」とはどんなもので、導入にはどんなメリットがあるんでしょうか。
早速みていきましょう！
テレカンとは
テレカンとは、teleconference(テレカンファレンス)の略で「遠隔会議」のことを指します。
遠くという意味がある「tele(テレ)」と、会議という意味がある「conference(カンファレンス)」を組み合わせた言葉で、リモート会議やweb会議も同じ意味を持ちます。
元々は「telephone conference」の略称で使われていました。
web会議が普及する前は電話会議が主流であり、電話での会議をテレカンと呼んでいたそうです。
今はweb会議やリモート会議と呼ぶ人がほとんどでしょう。
web会議との違い
Web会議は、webツールを使って遠くにいる人とビデオを通じて顔を見ながら会議することです。
遠隔会議を意味するテレカンにおいては、テレカンの一種と言えます。
一方、電話会議を意味するテレカンにおいては、顔を見て会議ができるか否かという点で異なります。
電話会議とweb会議の違いについて、詳しくは「テレカンは3種類ある！」の項目で説明しているので、そちらをご覧ください。
テレカン(遠隔会議)を導入するメリット・デメリット
テレカンにはどんなメリットがあるのでしょうか。
また、同時にどんなデメリットがあるかも見ていきましょう！
【メリット】
移動コストをかけずに会議や情報共有ができる
一番のメリットはやはり、移動しなくても別々の場所にいる人と気軽に会議を開けることでしょう。
在宅ワーク中でも出張中でも関係なく、時間を合わせるだけで話し合うことができるのです。
移動の手間が減り、生産性がアップすること間違いなしです。
出社できない従業員ともやりとりができる
介護や育児など、出社が困難な従業員とも簡単に連絡や会議ができるため、生活の変化による退職も減らすことができます。
また、従業員がワークライフバランスを保つことができ、働くモチベーションを上げることができます。
緊急時、すぐに会議が開ける
何かあって緊急で会議を開かなければいけない時も、同じ場所に集まることなくすぐに会議を開くことができます。
時間短縮になるので、すばやい対応が可能です。
感染リスクを減らせる
コロナウイルスが未だに猛威を振るっていますが、従業員を在宅ワークにしてやりとりはチャットやテレカンにシフトすることで、従業員をウイルスから守ることができます。
従業員をしっかり守れる会社は信頼度が上がり、従業員満足度がアップします。
手持ちのデバイスから簡単に参加できる
パソコンやスマートフォンなど、お手持ちのデバイスから簡単に利用できるので、誰でもすぐにテレカンを行うことができます。
【デメリット】
導入コストがかかる
利用機器の導入が必要なので、ある程度のコストがかかります。
従業員の人数が多いほどコストがかかるので、念頭に置いておきましょう。
また、新しい機器を導入する際は、教育コストもかかります。
教育に割く時間を少なくするためにも、操作が難しくて使わなくなるのを防ぐためにも、操作が簡単で利用ハードルが低いものを選んで導入しましょう。
通信環境に左右される
テレカンは、ネットワーク通信を行うことで遠方にいる人と会話ができます。
そのため、通信環境が悪いと画面が止まってしまったり、声がとぎれてしまったりと不具合が生じます。
テレカンを行う際は、安定した通信環境で行うように従業員に呼び掛けましょう。
テレカンは3種類ある！
テレカンは、「電話会議」「テレビ会議」「web会議」の3種類があります。
それぞれについて詳しく説明していきましょう。
電話会議
映像を使わず音声のみでコミュニケーションをとるテレカンシステムです。
以前から使われている方法で、「音声会議」や「オーディオ会議」とも言われています。
メリット
- ・既存の電話を使えるので費用がほぼかからない
- ・通信が安定している
- ・音声だけに集中すればいい
- ・誰でも簡単に開始できる
デメリット
- ・お互いの顔が見えない
- ・画面共有ができない
- ・大人数での会議は向いていない
- ・会議の度に通信料がかかる
電話会議が向いている企業
- 〇導入・教育コストを抑えたい
- 〇画面共有は必要ない
- 〇通信の安定性を重視する
テレビ会議
専用機材と専用回線を使って遠隔拠点を結び、相手の顔を見ながら会議や情報共有が行えます。
テレビ会議システムを会議室やミーティングに設置して行うテレカンシステムです。
メリット
- ・相手の顔を見ながら話せる
- ・専用機器を使うので、音声や映像が安定している
- ・複数人での会議に向いている
- ・操作が簡単
デメリット
- ・初期費用が高い
- ・設置スペースが必要
- ・導入に時間がかかる
テレビ会議が向いている企業
- 〇費用はそこまで気にしていない
- 〇通信の安定性がほしい
- 〇大人数での重要な会議が多い
- 〇支店間での会議が多い
Web会議
テレワークが増加してから一気に注目されるようになった新しいテレカンシステム。
Web会議システムをインストールすれば、パソコンでもスマートフォンでも好きな端末で会議に参加できます。
メリット
- ・場所を気にせず会議を開ける
- ・お互いの顔を見ながら話せる
- ・低コストで利用できる
- ・画面共有ができる
- ・新しい働き方に対応できる
- ・ネット回線を使うため通信料がかからない
デメリット
- ・環境によって通信が安定しない場合がある
- ・操作を覚える必要がある
- ・音が被ってしまうので素早いやり取りは難しい
web会議が向いている企業
- 〇コストを抑えながら画面ありの会議がしたい
- 〇テレワークが習慣化している
- 〇ITツールに疎くない
- 〇働き方改革を推進したい
- 〇通信の安定性はそこまで求めない
Web会議システムのおすすめ度は高いですが、通信環境などでデメリットも存在します。3種類のテレカンシステムは、それぞれ特徴があるのであなたの会社に一番合ったものを選びましょう。
Web会議システムを導入する場合、おすすめなのはCisco webexとTeleOfficeです！
気になった方はこちらも読んでみてくださいね♪
導入時のポイント
テレカンを導入する前に明確にするべきことがいくつかあります。
それらを明確にしないと、導入しても使わなくなってしまうなど会社にとってリスクがあります。
ここで導入前にすべきことを知っておきましょう！
導入の目的を明確にする
まずは、テレカンを導入する目的をはっきりさせましょう。
「テレカンを導入することで何を改善したいのか」を明確にすることで、自社にとってどのテレカンシステムを導入するのが一番いいかが分かります。
上記で紹介した「テレカンの種類」部分の向いている企業を参考に、どのタイプが合っているか考えてみましょう。
予算・導入開始日を確認する
テレカン導入にどのくらいの費用が出せるか、テレカン導入にどのくらいの期間を使えるかを明確にしましょう。
テレビ会議は、導入に費用も時間もかかるので、それらを少しでも抑えたい場合は電話会議かweb会議がおすすめです。
従業員に周知する
- どのような目的で導入するのか
- どのテレカンを導入するのか
- どのような場面でテレカンを使うのか
- 使用方法
など、従業員にしっかり伝える必要があります。
得体のしれないものを使おうとする人はいないので、ちゃんとした説明がないと宝の持ち腐れになってしまいます。
使うのは従業員なので、社内で利用が浸透するように促す必要があります。
おすすめのテレカンブース
テレカンを導入する場合、テレカンを行う環境も重要です。
周りの雑音を気にせずテレカンに集中するために、テレカンブースというものが登場しています。
テレカンブースとは、遠隔会議をする際に気になる雑音や周りの景色を遮断し、遠隔会議や電話に集中するための空間のことです。
その中でもおすすめなのは、「TELECUBE(テレキューブ) byアイリスチトセ」です！！
アイリスグループのアイリスチトセ株式会社と、テレカンブースを開発しているテレキューブ株式会社が共同開発した密封型ワークブースです。
密封型なので中に入って扉を閉めると周りの音が遮断され、集中力を乱されない空間で働くことができるのです。
テレカンを行う時はもちろん、一人で集中して作業したい時にもおすすめです。
「TELECUBE by アイリスチトセ」は、ブース内の椅子や照明などを好きに付属させることができるので、快適な環境を自由に作ることができます。
詳しくは、下の記事で説明しています。
「テレカンブースがほしい！」という方はぜひ見ていってください♪
テレカンを取り入れて、もっと快適に仕事しよう♪
テレカンを導入することで、遠くにいる人とも場所を気にせずコミュニケーションを取ることができます。
テレワークなどの新しい働き方を取り入れるきっかけにもなるので、ぜひ検討してみてください。
Web会議は本当に使いやすく一度使い方を覚えれば重宝するので、ぜひ一度試してみてください。
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