インボイス制度への対応はシステム選びから！おすすめのシステム教えます♪

2023年10月から始まるインボイス制度。

みなさん対応は進んでいますか？

買い手側、売り手側でそれぞれ対応の準備が必要になりますが、インボイス制度で出てくる課題を解決する便利なシステムをご紹介しようと思います。

インボイス制度で発生する課題

インボイス制度は、消費税の税率と税額を正確に把握しそれらに関するミスや不正を防ぐために行われますが、一部課題も存在します。

一番は、

• 業務の手間が増える
• 請求書の様式を変更する必要がある

この２つでしょう。

業務の手間が増える

免税事業者と課税事業者でそれぞれ請求書を分けて管理しなければいけなかったり、記載項目が増えたり、計算方法が新たに加わったりと、請求書処理業務の負担が増えてしまいます。

請求書の様式を変更する必要がある

インボイス制度が始まってからは、今まで使っていた区分記載請求書ではなく適格請求書に請求書の様式が変更されます。

適格請求書を用意する必要があるので、事前に準備しなければいけません。

これらの課題を解決するためには、システム導入が一番の近道です！

インボイス制度で導入すべきシステムは3種類

インボイス制度で導入した方がいいシステムは一つではありません。

インボイス制度に対応させる必要があるシステムは3種類あります。

会計システム

インボイス制度が始まったら、課税事業者と免税事業者で書類を分けて管理する必要があります。

紙の書類を分けて管理するのはかなりの手間がかかりますし、ある程度大きな保管スペースが必要になり管理も煩雑になるため会計システムの導入が不可欠です。

会計システムの中でも、書類を自動分類してくれたり、経過措置を踏まえて税区分を自動推測してくれるような機能のついたものがおすすめです。

それらの機能がついていることで、手動で分類する手間がなくなり管理も楽になります。

請求書発行システム

インボイス制度で使用する適格請求書には、事業者登録番号や適用税率など、多くの項目を記載する必要があります。

記載項目が一つでも欠けていると適格請求書として認められないため、手入力で記載するよりも請求書発行システムを使って自動入力した方がミスもなくなる上に効率化も図れます。

自動入力はもちろん、請求書の自動保存やペーパーレス保存ができるシステムの導入がおすすめです。

請求書受領システム

インボイス制度により、請求書の処理や管理はますます煩雑になります。

請求書受領システムを導入することで、請求書を自動データ化してくれるため、郵便物の開封・ファイリング・保管場所の確保・探す時の手間が一気になくなります。

AI OCRやオペレーターが高精度でデータ化してくれるため、確認作業がいらなくなり事務や経理の方の負担が軽減します。

インボイス制度と共に開始される電子インボイスにも対応できるので、インボイス制度開始後もスムーズな対応ができ、むしろ作業が楽になるでしょう。

システムの選び方

上記のシステムは、どのような部分に注目して選べばいいのでしょう。

システムの選び方を紹介します。

価格

一番重要視されるのはやはり価格ですよね。

初期費用はいくらなのか、月額・年額でいくらかかるのかを各システムで比較してください。

価格が安いと、その分機能が少なかったりサポートがしっかりしていなかったりセキュリティ面で不安があったりと、価格相応のサービス内容になります。

価格だけを重視するのではなく、自社に必要なサービスが整っているかを優先してください。

操作は簡単か

社員の中には、ITツールに疎く操作に慣れていない人もいますよね。

そういう人も簡単に使えるようなツールを選ばないと、機能を使いきれなくて宝の持ち腐れになってしまいます。

操作が簡単か確かめるためには、無料トライアルを利用しましょう。

無料トライアルがない場合もありますが、あるようなら必ずトライアルしてから導入に踏み切るようにしてください。

機能の数

自社が必要としている機能が揃っているかを確認しましょう。

例えば請求書受領システムを導入したい時、オペレーターによるデータ入力サービスが欲しいのに価格を優先したことでそのサービスがないシステムを導入してしまったら、思った以上の効率化には繋がりません。

価格だけでなく機能もしっかり確認し、問い合わせてその機能はどういったものか、自社が必要としている機能かどうかを見極めましょう。

また、機能の数が多すぎても使いきれないので、機能の多さで選ぶのも注意しましょう！

他システムとの連携は可能か

他の会計システムやPOSレジ、請求書システムと連携できるかも確認しましょう。

連携することで請求書処理やデータ化がさらに楽になり、業務効率化に繋がります。

自社で使っているシステムがある場合、それらと連携できるものであれば既存のシステムを変更することなく利用できるので一石二鳥です。

サポートはしっかりあるか

困った時にすぐ相談できる環境にあるのは大事です。

すぐにサポート対応をしてもらえることで、いつも安心して利用することができます。

サポートは電話・メール・チャットのどれなのかをしっかり確認してください。

メールやチャットの場合、どのくらいの対応速度なのかも担当営業に確認を取っておきましょう。

あまりに時間はかかるようなら、別のシステムを検討するのがおすすめです。

セキュリティ体制はどうか

クラウド上で請求書データを管理することになるため、セキュリティの心配がありますよね。

ほとんどのシステムでセキュリティ対策は万全に行われていますが、その中でも優劣はあります。

セキュリティ面を重視するようなら、システム同士で比較してください。

動作環境

Macなどの機器を使う方は気になるところですよね。

動作環境もしっかり確認しましょう。

評判はどうか

実際に利用している人の口コミは判断材料の一つとして役立ちます。

全てを信じ込んでしまうのは危険ですが、各システムのデメリットを把握した上で比較すると、一番自社に合ったものが見えてくるはずです。

ITレビューやITトレンド、Twitterなどの口コミを参考程度に見てみるのもいいと思います。

【種類別】インボイス制度に対応するおすすめのシステム

【会計システム】

Freee会計

中小企業向けのSaaS型クラウドサービスを提供するfreee株式会社が提供する、クラウド会計ソフトの中でシェア№1のシステムです。

取引内容の転記作業、仕訳を全て自動化でき、リアルタイムで数値やレポートを確認できます。

複数人による作業も行えるので、いつでもどこからでも入力ができます。

画面のシンプルさや機能面などは会計システム初心者に優しい作りになっているようなので、始めて会計システムを導入すという場合も安心です。

インボイス制度への対応は順次自動的に行っており、まだ実装前のようですが以下の機能を追加していく予定のようです。

• 〇請求書発行機能を拡大し、様々なレイアウトでのインボイス発行ができる

  〇受領した書類の自動分類、取引先・税区分などの自動推測ができる

  〇記載する分の税区分を経過措置を踏まえて自動判定

  〇ファイルボックス(ファイル保存・管理機能)の強化

  〇インボイス制度に対応した消費税申告書作成・電子申告ができる

料金プラン

弥生会計

登録ユーザーが280万人を突破している、小規模企業向けの会計システム。

操作画面がシンプルで機能もシンプルなため、会計システム初心者でも安心して利用できます。

機能が少なめとはいえ、

• 決算書の作成
• 仕訳・記帳の自動化
• POSレジ連携
• レポート作成

などの、基本的に必要な機能は使えるためご安心ください。

サポートもしっかりしていて、電話・メール・ヘルプページ・動画・画面共有など種類が豊富なので、安心して利用していけます。

尚、企業から2年以内の場合は2年間、2年を超える場合は１年間、全ての機能を無料で使うことができます！

1，2年も使えばシステムの使い心地がよく分かるので、機能の便利さをわかった上で契約することができます。

システムの中にはトライアルが設けられていないものもあるので、弥生会計のサービスはとても魅力的です。

料金プラン

【請求書発行システム】

楽々明細

電子請求書発行システムで2年連続シェア№1を獲得している、株式会社ラクスの請求書発行システム。

請求書だけでなく、納品書・支払明細などの帳票もweb上で発行することができます。

帳票データを楽々明細にアップロードすることで、発行先に応じてweb・メール添付・郵送・FAXのそれかで自動割り振り発行してくれるため、割り振りの手間がなくなり作業効率アップに繋がります。

もちろんインボイス制度にも対応しており、インボイス制度の要件を満たした請求書の発行も可能です。

サポートも細やかなので、状況に応じて必要な支援をしてくれて安心です。

また、暗号通信や国内屈指のデータセンターにサーバーを設置するなど、セキュリティ面もしっかりしています。

料金プラン

初期費用：100,000円

月額費用：25,000円～

BtoBプラットフォーム請求書

約80万社が利用している請求書クラウドシステム。

請求書の発行だけでなく、受領も行える万能プラットフォームです。

請求書受け取り管理としては、自動仕訳・会計データ・支払データダウンロード・支払通知書の一括送信などの機能を使うことができ、AI-OCRを使ってデジタルデータ化できます。

請求書発行管理としては、請求書の作成・発行承認機能・入金消込/督促まで一元化など、請求書発行の手間を削減できます。

様々な会計システムや販売管理システムと連携できるため、請求書処理をよりスムーズに行うことができます。

導入に必要な設定・登録サポートを行ってくれるため、導入初心者でも安心して利用できます。

料金プラン

初期費用：100,000円

月額費用：20,000円～

【請求書受領システム】

TOKIUMインボイス

導入社数1000社以上を誇る請求書受領システム。

請求書を受取から完全ペーパーレス化してくれるもので、申請から支払処理まで4ステップで作業が完了します。

専任のオペレーターによるデータ化で、入力制度99.9%を誇ります。

データ入力の手間、紙保管の手間から解放されます。

請求書だけでなく国税関係書類も電子帳簿保存法に基づいて保管することができます。

請求書の送付作業もTOKIUMで代行してくれるため、忙しい事務・経理の方の負担を軽減することができます。

サポート面も充実しており、専任のコンサルタントが導入支援を行ってくれるため、初めての導入でも安心です。

料金プラン

Bill One

名刺管理サービスを提供しているSansanが提供している請求書受領システムです。

様々な形式で送られてくる請求書をワンストップ受領で集約してくれるため、仕訳する手間がありません。

AI・OCR・入力オペレーターによるデータ化は、99.9%の精度を誇るようです。

名刺画像のデータ化技術を生かした高精度&安全なデータ化が可能なので、セキュリティ面でも安心してデータ化できます。

その他、スキャン代行・ステータス管理・リマインドタイムスタンプなど、請求書管理に必要な機能を多く備えています。

料金プラン

従業員100人以下：無料

従業員100人以上：初期費用＋月額費用

Invox受領請求書

5000社以上が利用している請求書受領システム。

作業時間が80%削減されたという実績もある優れものです。

紙・PDF・電子インボイスどれの形式であっても受取から取込まで自動化してくれます。

取り込んだ請求書は、AIがデータ化しオペレーターが確認を行うことで99.9%の精度を誇っています。

急いでいる場合はAIやOCR、正確性を重視する時はオペレーターを状況に応じて選べるという魅力があります。

器楽の整合性や重複は予め検知してアラートで知らせてくれるため、データ精度を高めてくれる上に処理時間の短縮にも繋がります。

サポートは電話・メール・チャットの3種類があるため、安心して利用できます。

無料トライアルがあるため、ぜひ試してみてください。

料金プラン

会社に合ったシステムを導入して、インボイス制度に備えよう！

インボイス制度に対応したシステムは他にも多くの企業から提供されています。

基本機能は変わりませんが、価格によってもっと細かい機能が付いていたり、データ化をAIに任せているかオペレーターに任せているかも違ってきます。

企業ごとに特徴は変わってくるので、しっかり比較して自社に必要な機能を備えたものを導入するようにしてください！