社用携帯は、会社によって普及される場合とされない場合があるようです。
しかし、MM総研の調査によると、まだまだ多くの会社が携帯を普及していることが分かります。
社用携帯を導入していない企業も3割ほどいますが、社用携帯は管理が楽だったり情報漏洩リスクを下げることができるなど、メリットもたくさんあります。
また、下の表は内閣府の調査による「2023年世帯のスマホ普及率」です。
出典元：内閣府の消費動向調査
これを見て分かるように、20代・30代はスマートフォンを持っていない人はほとんどいない状態です。
驚くべきなのは、60代・70代ですら半数以上の人がスマートフォンを保有していることです。
このように、スマホを持っていない世代などもはやいない現代において、社用携帯としてスマホを使うメリットも気になりますよね！
近年はテレワークの普及により社用携帯の用途も変化してきています。
電話やメールだけでなくチャットなど業務管理ツールの活用も増えてきているため、アプリを簡単に入れられるスマホの社用携帯としての需要も高まっているのです。
今回は、社用携帯に関する皆さんの疑問にお答えします♪ぜひここで疑問を解決していってください！
社用携帯のメリット、デメリット
まずは、社用携帯のメリットとデメリットについてです。
メリット
情報をバックアップして社内で共有できる
社用携帯であれば、中に入っているデータをバックアップすることができます。
外出先でも電話番号、メール内容、スケジュールなど、顧客に関する様々な情報を得られると仕事がやりやすくなりますよね。
また、社用携帯を法人契約しているとバックアップしたデータを各端末間で共有できます。
ビジネスチャンスを逃さず顧客獲得率のアップに繋がること間違いなし♪
個人の携帯には様々な個人情報が含まれているため、会社用としてバックアップすることはできません。
この部分に置いて、社用携帯の方が便利だと言えるでしょう。
電話番号を伝えやすくなる
自分の携帯番号をお客さんに教えるのは、やはり抵抗がありますよね。
どこからか情報が洩れたら心配だし、会社によっては電話代を支払ってくれないところもあるので、ストレスです。
しかし、社用携帯であればプライベート携帯と分けることができるため、情報漏洩をブロックできます。
その分 安心して電話番号を伝えることができ、電話代を気にする必要もありません。
お客様に気軽に携帯番号を伝えることができると、
何かあった時も社内の人間を通すことなくお客様から直接話を聞けるため、適切な対応を迅速に行うことができ、信頼度もさらに上げられるでしょう。
既存顧客を大事にすると、会社で扱っている他の商材を入れてくれたり、周りに紹介してくれたりします！
アフターフォローをしっかり行うには、やはり従業員が携帯電話番号を顧客に教えられる環境にあった方がいいでしょう。
オンオフの切り替えがしやすい
自分の携帯でもやり取りだと、どうしても仕事のメールや電話が気になって、休みの日もリラックスできません。
しかし仕事用の携帯があれば、休みの日は持ち歩かなくて済むのでオンオフの切り替えがしっかりできて、ストレスも軽減します。
セキュリティ面が安心
社用携帯はセキュリティに対するサービスを提供しているところが多く、自分の携帯より安全です。
アクセス制限を設けたり、ネットの閲覧制限をすることもできます。
契約するキャリアやプランによっても変化するので一概には言えませんが、何をインストールしてどんなページを見ているのか分からないプライベート携帯よりは安全と言えるでしょう。
管理がしやすい
社用携帯であれば、通信費の計算や経理など一括管理ができるので事務処理を行う人にとって楽です。
また、退職時の引継ぎもしやすく個人携帯に比べて対応しやすいのです。
デメリット
持ち物が増える
社用携帯を持つと、プライベート携帯との二台持ちとなります。
荷物がその分多くなるので、「持っていくのが面倒くさい」と思う人も少なくないでしょう。
重さはそこまで変わらないと思いますが、嵩張ります。
さらにパソコンも持っていくとなると、バックを分けないと嵩張ってスムーズな出し入れができなくなりそうです。
忘れてくる可能性
いつも持ち歩いている自分の携帯を忘れることはそうそうないと思いますが、社用携帯はいつも持ち歩いているわけではないのでうっかり忘れてしまう可能性があります。
プライベート携帯と社用携帯を分けている場合、顧客情報や社内の人間の電話番号など、仕事に必要な情報は全て社用携帯に入っているため、忘れてしまうとその日の業務にかなり影響が出てしまいます。
コストがかかる
当たり前ですが、社用携帯を契約するとそれなりのお金がかかります。
ただし端末のレンタルを行っているところもあり、その場合購入より安く済みます。
しかし、万が一紛失してしまった場合、弁償しなければならなくなり逆にお金がかかってしまいます。
また、通信料によっても料金が変動するので注意しましょう。
仕事関係以外で使われる可能性
ガラケーであればその可能性は低いですが、パケ放題などに入っているスマホを社用携帯にすると、それで動画を見たり暇つぶし用のゲームアプリをいれる社員がいるかもしれません。
そこからウイルスに感染したり情報が洩れる危険があります。
使える容量、機能をどの範囲まで使えるようにするかしっかり考える必要があります。
社用携帯に対する意見
社用携帯を導入することに対して、第三者の意見も気になりますよね。
周りの人は社用携帯の導入をどう思っているのでしょうか。
教えてgooで上がっていた意見などをピックアップして紹介していきます。
社用携帯を配られても、報酬がアップしないと嬉しくない。
在宅勤務になって会社から携帯が支給されたけど、こっちから電話かけるとお金かかるからかけるなって言われてる…。
かかってきたやつだけ出て仕事回されて、社用携帯なんかない方がいい。
社用携帯があれば、会社用の情報とプライベート情報を分けることができるのでオンオフがしっかりできると思います。
パケ放題であれば電話代も気にしなくていいですし。
常に行動を監視されそうで嫌。
プライベート携帯だろうと社用携帯だろうとかかってきたら出なければいけないので、2台持ちになるならいらない。
ネット接続無しでガラケーを支給されていますが、端末も重くないですし不便を感じていません。
会社的にもコストが安いし、支給するならガラケーでいいと思います。
社用携帯を支給されておらず、プライベート携帯で仕事関連の連絡を取っています。
しかし、電話代を会社が支払ってくれないのでそこの負担がきついです。
それなら社用携帯の方がいいです。
このように、様々な意見があります。
やはり、社員の気持ちを考えた導入でないと、ただ費用がかかるだけになってしまいます。
導入前にアンケートなどで従業員の意見を聞き、社用携帯の導入が会社にいい影響を与えるか見極めましょう。
否定的な意見が多かった場合その理由も分析し、必要に応じて個人携帯の利用を検討しましょう！
尚、社用携帯を導入することになった場合、ガラケーにするかスマホにするかは社員に聞くよりも使用用途によって選択しましょう。
詳しくは後述の「目的に応じて種類を決める」を確認してください♪
導入時の注意点
社用携帯を導入する場合、どのような点に注意しなければいけないのか知っておくと導入後に慌てることもなくなります。
早速見ていきましょう！
使用ルールを決め、周知する
「業務目的以外の使用は控える」、スマホであれば「画面にはロックをかける」「端末本体にキーホルダーやシールなどの装飾をしない」など、社用携帯に対するルールをしっかり決めましょう。
また、社用携帯に関する情報漏洩の危険性について、社内教育をすることも大事です。
セキュリティ設定としては、安全でないページは閲覧できないようにする、IPアドレス制限を設けるなど、あらかじめ情報漏洩を防ぐ設定をしておきましょう。
目的に応じてスマホかガラケーか決める
社用携帯導入の際、スマホとガラケーどちらがいいのか迷いますよね。
それぞれのいい点悪い点をご紹介しますので、参考にして下さい。
社用スマホ
〈いい点〉
- 画面が大きい
- メール、電話以外も使える
- アプリの追加など、カスタマイズができる
〈悪い点〉
- プライベート利用されるリスク(ネットやアプリ)
- 機種によってはサイズが大きく嵩張る
- バッテリーの持ちが悪い
社用ガラケー
〈いい点〉
- 電池が長持ち
- コンパクトなので嵩張らない
- プライベート利用の可能性が低い
〈悪い点〉
- アプリ追加やツールの使用ができない
- 画面が小さい
- 若者は操作方法を知らない場合がある
下記記事でiPhone・android・ガラケーそれぞれの特徴を紹介しています。
どの端末を選べばいいかがハッキリするので見てみてください。
オフィ助がおススメする機種も端末別で紹介しています♪
導入コストを考える
社用携帯の導入には、端末代・通信料・基本料金など、様々な部分にお金がかかってきます。
何台導入して合計いくらかかるのか、シミュレーションして予算を決めてから契約に臨みましょう！
割引などを使ってお得に導入することもできるので、調べてみてくださいね。
以下で、安く導入する方法をご紹介しています！
個人携帯を業務利用するメリット、デメリット
これまでは社用携帯に焦点を当ててお話してきましたが、もし個人携帯を業務利用する(BYOD)場合、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょう。
スマホ保有率が増加していっている今、BYODが気になっている企業も多いと思うので、ご紹介していきます。
メリット
コストを抑えられる
社用携帯の場合、従業員の人数分の端末を契約しなければいけません。また、従業員が増えれ追加で端末の契約を行うなど、何かとコストがかかります。
一方個人携帯であれば、会社側で端末を用意する必要がないので、導入コストも維持コストも最小限に抑えることができます。
もちろん、仕事時に使った通信費はしっかり請求できるようにしないと、従業員の不満に繋がるので注意しましょう！
仕事効率が上がる
社用携帯の場合、普段使い慣れていない端末を使うため、従業員のストレスに繋がったりミスを引き起こす原因になる可能性があります。
しかし、個人携帯であれば、日ごろから使い慣れた端末を使うのでストレスがなく、スムーズな操作ができて作業効率のアップに繋がるでしょう。
モバイル端末は、ほぼ毎日欠かさず身に着けているものなので、使い勝手の部分も大事な要素なのです。
管理の手間が省ける
こちらは情報システム部や管理部に関してですが、個人携帯の業務利用をすれば、端末の選択や管理の手間を省くことができます。
情報システム部や管理部の作業負担が減るので、他のシステム部分に注力できて社内の作業効率がさらにアップすることでしょう。
隠れBYODの防止
個人携帯の業務利用を許可していないにもかかわらず、Googleドライブなどの管理ツールを使いたいがために個人携帯を内緒で使う従業員もいます。
このような行動は「隠れBYOD」「シャドーIT」と呼ばれ、会社での契約を行っていない分、情報漏洩のリスクが高くなります。
このような行動に出る従業員がいるのなら、適切なBYODを行うことで、情報漏洩のリスクもかなり抑えられると思います。
2台持ちの必要がない
個人携帯で業務のやり取りを行うため、2台持ちをする必要がなくバッグが嵩張りません。
形態は地味に重いので、1台ないだけでかなり身軽になります。
デメリット
情報漏洩のリスク
一番ネックなのは、やはり情報漏洩のリスクです。
個人の携帯は、プライベート時にいろいろなサイトやアプリを開きます。
万が一悪質なサイトを開いてしまった場合、そこからウイルスに感染したら会社の機密情報が危険に晒される可能性が高いです。
情報漏洩のリスクに関しては、社内でしっかり教育を行い、個人間での管理を徹底させるようにしましょう。
プライベートとの切り分けが難しくなる
個人携帯の中に仕事関係の情報や連絡が入ってくるため、常に仕事と繋がっている状態になります。
仕事中は情報の見逃しが減り、迅速な対応が出来るためいいですが、仕事後や休日にも顧客から連絡が来たりとON/OFFの切り替えが難しくなり、心が休まらない可能性があります。
従業員のストレスに繋がりやすいので、プライベートの時間には連絡を切り離せるような工夫が必要でしょう。
例えば、プライベート中は仕事関連の通知は切っていい、電話は留守設定にするなどです。
ルールを決めて、教育する手間がかかる
個人携帯を上手く活用するには、ルールを決めること・情報漏洩に関する教育をすることが欠かせません。
しかし、ルールを考え社内の全ての従業員に周知するのは簡単なことではありません。
準備も教育もかなりの時間がかかります。
そこまでしたのにBYODが失敗してしまうリスクもあるので、導入前に教育の部分をしっかり決定者の方たちで話し合いましょう！
労務管理が難しくなる
プライベートの切り分けが難しくなるのと同時に、労務管理も難しくなります。
仕事時もプライベート時もその携帯を使うため、すき間時間に仕事ができてしまい、従業員の労働時間の把握が困難になるのです。
使用量の管理が難しい
個人の携帯を仕事用としても使っていると、従業員全員の仕事で使用した分の通信量を集めて経理処理しなければいけないので、経理側も従業員側も手間がかかります。
従業員は、仕事で使用した分の通信量を把握して記録しておかなければいけないため、記録して報告する手間がかかります。
かけ放題にしたとしても、それぞれ使っている機種が違うため料金にもばらつきがあります。
結局全ての金額を集計して計上するという手間がかかってしまうのです。
このように、個人携帯を業務用で使うことは、良いこともあれリスクも伴います。
社内でしっかり教育ができるか確認し、「逆にコストと手間がかかってる！」という状態にならないようにしてくださいね。
BYODならクラウドPBXの「モバビジ」がおすすめ！
上記の内容をみて、「BYOD(プライベート携帯の業務利用)を会社に導入したい！」と思った方は、
クラウドサービスのモバビジを導入するのがおススメです！！
モバビジは、光回線を使ってどこにいても固定電話と同じ番号で相手に電話をかけられるクラウドサービスです。
アプリを入れるだけで通話が可能なので、社用携帯がなくてもスマホをビジネス用として使いうことができます。
その他にも色々機能があり、詳しくは下記の記事で紹介していますので、気になった方はぜひ読んでみてくださいね♪
費用については下記でご説明しています。
予算のシミュレーションもしやすくなるので、読むことをおすすめします。
まとめ
「社用携帯はいらないのか。」という疑問には、様々な意見があることが分かりました。
一つの意見に耳を傾けるのではなく、社員の意見をしっかり尊重した上でどうするか決めてほしいです。
導入するならセキュリティ面も考慮する、導入しない場合は電話代を一定額支払うなど、社内ルールを徹底するようにしてくださいね。
オフィ助では、法人携帯やモバビジを取り扱っています。
興味がある方は、ぜひオフィ助までその他に気になることなどある場合も、お気軽にご連絡ください♪
コメント