複合機の設置場所に関する注意点
基礎知識

複合機・コピー機の設置について知っておくべき基礎知識

複合機・コピー機を導入するにあたって、設置の仕方や場所に悩んだことはありませんか?

「どんなふうに設置すれば良いんだろう?」
「設置にあたってどれくらいの費用がかかる?」

と心配になった方もいらっしゃることでしょう。

そこで今回は、複合機・コピー機の設置環境や運送費用などを詳しくまとめました。

この記事を読むことで、複合機・コピー機の最適な設置方法が分かるのでぜひ参考にしてください。

複合機・コピー機の設置スペースを選ぶ3つのポイント

複合機・コピー機を設置するにあたっては、次の3点を意識しましょう。

  1. 置き場所は水平な場所を選ぶ!
  2. ネットワーク配線が可能な場所を選ぶ!
  3. 使用頻度の高い部署を選ぶ!

それでは各ポイントについて解説していきます。

1. 置き場所は水平な場所を選ぶ!

複合機・コピー機を設置する際に、必ず守らなくてはならないのが「水平な場所を選ぶ」ことです。

水平でないところに設置してしまうと、印刷による振動などが原因で動作不良を引き起こしかねません。

2. ネットワーク配線が可能な場所を選ぶ!

複合機・コピー機はFAX機能やLANケーブルといったネットワーク機能を利用します。

そのため、設置時はネットワーク配線に問題が無い場所を選ばなくてはなりません。

気にするべき配線は次の3つが挙げられます。

  • LAN回線(PCと複合機・コピー機を繋ぐ)
  • FAX回線
  • 電源

FAXは原則有線でなければ接続できません。

こういった事情から、多くの場合はこれらの回線を確保しやすい壁際に設置するのが一般的です。

ネットワーク配線の大元が部屋の反対の壁にあると、十分な長さのケーブルを用意しなくてはならないため、余計なコストと手間がかかる可能性も。

そのため、配線の大元に近い壁に設置するのが理想的といえるでしょう。

LANケーブルを増やしたくなければ無線LANやWi-Fiを使おう!

通常だと複数のPCと複合機・コピー機をつなげるのに「LANルーター」が必要になり、PCの数だけLANケーブルを挿して…と配線がゴチャゴチャになりがち。

複合機・コピー機に接続するPCが1台だけならUSBケーブル1本で済ませられて楽なのですが、そうもいかないオフィスも多いでしょう。

このような事態を避けたいなら、無線LANやWi-Fiに対応する機種を選ぶのがオススメです。

LANケーブルを増やしたくないなら無線LANやWi-Fiを使おう!

ただしオフィスに無線ルーターが設置されていない場合は、複合機・コピー機と一緒に導入する必要があるので注意してください。

3. 使用頻度の高い部署を選ぶ!

複合機・コピー機は書類をプリントアウトする機会の多いスペースに設置するのがベストです。

例えば事務職が挙げられます。仕事中に何度もデスクと複合機・コピー機を往復するのは時間的にも、体力的にも無駄になりかねません。

それを避けるには、利用する人の近くに置くのが合理的ですよね。

また、応接室や会議室など、来客者が訪れるスペースには設置しないようにしましょう。

単純に見栄えが悪いですし、来客中は職員が複合機・コピー機を利用することができません。

さらに重要書類など、外部に見られたくない情報を見られてしまう恐れもあります。

設置寸法はゆとりを持つこと

複合機・コピー機はモデルによって本体サイズが異なります。

一般的なモデルの目安を挙げると…

550~700mm
奥行き 650~800mm
高さ 900~1,200mm

といったところです。

設置するにあたって、最低でもこれだけのスペースは確保しなくてはなりません。

しかし注意したいのが、複合機・コピー機のサイズにピッタリのスペースでは不十分だという点です。

大まかな理由として次の5点が挙げられます。

  • スペースが狭すぎて熱が逃げず、故障の原因になる
  • コピー受け、原稿受けを引き出せない可能性がある
  • 用紙やトナー、ドラムの交換がしづらい(メンテナンス時)
  • 設置時や交換時に作業しづらい
  • ケーブル類のスペースが無い

これらを考慮すると、最低でも複合機・コピー機の外周+50mmは余裕を持ったスペースを確保したいものです。

メンテナンスのことを考えると、開口部の前は200~300mmのゆとりをもたせたいですね。

複合機・コピー機は設置費用や運送料金がかかる

複合機・コピー機は重量が大きいため、基本的に運搬・設置は業者にお願いすることになります。

そして運送費・設置費が必要です。

ここからは設置費用や運送料金についてみていきましょう。

設置費用の勘定科目と料金例は?

複合機・コピー機の設置費用の勘定科目は「消耗備品費」として計上できます。

具体的な料金は、例えば京セラの「TASKalfa 6052ci」だと…

機種 TASKalfa 6052ci
(602×665×790mm、92kg)
搬入料金 30,000円
設置料金 20,000円
合計 50,000円

となっています。

さらに搬入費は配送距離や特殊作業(階段作業やクレーンの使用など)が加わることも。

複合機・コピー機を導入する際は、リース代やカウンター料金だけでなく、設置費にも気を配るようにしましょう。

正確な設置費用は、業者に見積りを出してもらうことで解決します。

ただし下見の出張費が発生することもあるため、その確認を忘れないようにしてくださいね。

複合機・コピー機の設置方法は8ステップ

複合機・コピー機が届き、いざ設置するときは次の8ステップで進めていきましょう。

  1. 設置スペースに運び、保護材を取り外す
  2. 付属品の確認
  3. 電話回線(FAX)やLANケーブルの接続
  4. 電源を入れる
  5. インクやトナーをセットする
  6. 用紙をセットする
  7. FAXやPCのセットアップを行う
  8. テストプリント

機種によって手順が異なる場合もありますが、取扱説明書に記載されている手順どおりにすすめていけば問題ありません。

注意したいのがセットアップ料金の扱いです。

面倒な複合機・コピー機、FAX、PCのセットアップを代行してくれるサービスを提供している業者があり、手間を省けてとても便利。

しかし設置料金にセットアップが含まれている場合もあれば、業者によっては別途料金が発生することもあります。

事前にセットアップ料金について相談しておくようにしましょう。

まとめ

今回は複合機・コピー機の設置場所やスペースの目安、設置費などを紹介しました。

最後にもう一度おさらいすると…

ここがポイント
  • 設置場所は水平で、利用頻度が高い部屋に設置するのがベスト
  • 最低限でも本体サイズ+50mmのスペースを確保したい
  • 搬入、設置は業者に任せるのが一般的で、費用がかかるため事前の見積もりを忘れないこと

の3つが挙げられます。

「複合機・コピー機ってどこに置けば良いのかな?」
「いくらくらいかかるんだろう?」

と気になる方は、この記事を参考にコストを計算してみてくださいね。

もしも本記事を読んで「複合機・コピー機って面倒だな」と感じられたのなら、ぜひ一度オフィ助にご相談ください。

弊社の専門スタッフが御社まで直接お伺いし、設置環境を確認した上でベストな提案をさせていただきます!

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