「電話回線が1回線しかないけど、電話とFAXどちらも利用できるの？」
「電話番号とFAX番号を一緒にすることはできるの？」
と疑問に思っている人も多いのではないでしょうか。
果たして1回線で電話もFAXも使うことができるのか、その場合のメリット・デメリットは何か、この記事で知っていきましょう。
電話番号とFAX番号を同じにすることはできる！
電話回線が1回線だけでも、電話とFAXを併用することはできます。
さらに、電話番号とFAX番号を一緒にすることもできるので安心してください。
ただし、同じ番号を使う場合はデメリットも発生します。
メリットと一緒にデメリットも確認していきましょう。
電話番号とFAX番号を同じにするメリット・デメリット
メリット
コストを抑えられる
同じ番号にすれば、番号追加の料金を抑えられるためランニングコストが安くなります。
最低料金でどちらも利用できるので、コストパフォーマンスが高いです。
電話機1台だけ用意すればいい
電話機1台用意すればいいだけなので、初期費用も安く済みます。
設置に手間がかからず大きなスペースも必要ないので、小規模事務所ではメリットを感じやすいでしょう。
デメリット
電話とFAXを同時に受信できない
電話中にFAX受信すること、FAX受信中に電話に出ることができません。
そのため、ビジネスチャンスを逃す可能性があります。
手動で切り替えを行う必要がある
使用する機種によっては、電話とFAXの切り替えを手動で行う必要があります。
電話が来るたび切り替えを行わなければいけないので、業務に差し支える可能性があります。
不在時は留守電に設定しないとFAX受信できない
事務所にいなくてFAXを受けられない場合、留守電設定にしないと自動でFAX受信ができません。
不在になる時は毎回留守電設定が必要になるので手間がかかります。
転送機能との相性が悪い
事務所に人がいない時、電話に応答できる人が近くにいない時、携帯電話への転送機能を使うことで遠くにいても電話対応ができて便利ですよね。
しかし、電話番号とFAXが一緒だと、この転送機能がうまく働かず、FAXも携帯に転送されてしまいます。
転送機能を使うと転送が優先されるため、転送元でのFAX受信ができなくなってしまいます。
FAX受信ができないと相手先にも迷惑をかけてしまうので、FAXがある時は転送機能を切る必要があります。
電話番号とFAX番号を変えるメリット・デメリット
メリット
電話とFAXを同時に使える
電話番号とFAX番号を変えることで、電話中でもFAX受信ができ、FAX受信中でも電話ができます。
同時に使えることで仕事中のストレスが減り、ビジネスチャンスも逃さなくなります。
自動でFAX受信できる
手動で切り替えをする必要がないので、従業員の負担が減ります。
作業効率も高まり企業としてもメリットが大きいでしょう。
電話のみの転送ができる
電話のみの転送ができるので、事務所に人がいなくても電話だけ携帯電話で受けることができます。
FAXは転送元で受信できるので、FAXも転送されてしまうストレスがなくなります。
相手に負担がない
電話とFAXを同時に受けられないのは、相手先にとってもストレスが大きいです。
それにより、顧客や取引先との関係が悪くなる可能性もあるのです。
番号を別にすることで、相手の負担もなくすことができます。
デメリット
コストがかかる
番号を増やすことになるので、その分追加料金が発生します。
しかし、1回線の場合でも電話とFAXの番号を分けることはできるので、回線を増やさない場合はそこまで大きな出費になることはないでしょう。
電話機とFAX機を用意する必要がある
番号を分けるとなると、電話機とFAX機の両方が必要になります。
しかし、既にFAX付き複合機を所持していれば、FAX機は必要ないのでおすすめです。
複合機は会社に必要不可欠なものなので、せっかくならFAX機能が付いたものを選びましょう。
同じにする場合の回線契約について
電話番号とFAX番号を同じにする場合、ひかり回線の回線契約が必要です。
光回線とは、光ファイバーを利用した通信回線のことです。
光ファイバーはプラスチックやガラスでできたケーブルで、情報を光信号に変換し光ファイバーを通じて伝達します。
電磁気の影響を受けにくく、従来よりも高速通信ができて長距離通信も得意なのです。
光回線の種類は4つ！
光回線には4つの種類があります。
- フレッツ光
- 光コラボレーション
- ダークファイバ―系
- 電力会社系
それぞれの違いを見ていきましょう。
フレッツ光
NTT東日本・西日本が提供している光回線。
全国で整備されているので、地方でも使うことができます。
ただし、プロバイダーと別途契約しなければならず、それがないとインターネットにつながりません。
フレッツ光とは別にプロバイダーを探す手間がかかります。
フレッツ光の料金とプロバイダー料金を合わせると、料金相場は月額6000円以上になります。
光コラボレーション
NTT東日本・西日本の光回線を借りる形で、ドコモやauなどの事業者が提供しているサービス。
サービスを提供する事業者がプロバイダーの役割を果たすため、プロバイダーを別で契約する手間が省ける上に安い料金で契約できます。
光回線とプロバイダーが一緒になっているため、契約・解約手続きがしやすいのも特徴です。
光コラボレーションの相場は月額4000~5000円です。
ダークファイバ―系
NTT東日本・西日本が整備にした光回線のうち、普段は使われない予備回線を利用したサービス。
普段使われている回線を「ライトファイバー」、普段使われていない回線を「ダークファイバー」と言います。
代表的なものでいうと、NURO光やauひかりが挙げられます。
利用者が少ないため速度が速く、料金も安いという特徴があります。
ただし、全国どこでも使えるわけではないので、利用可能地域を確認してから契約を検討してください。
ダークファイバ―系もプロバイダーを別で契約する必要はありません。
料金相場は月額4000~6000円です。
電力会社系
電力会社が提供している光回線サービス。
電力を供給するために整備された回線を利用しており、利用者が少ないため速度が速く、安定的な利用が可能です。
電力とセットで申し込めば使える割引サービスなどもあるので、お得に契約できます。
ただし、電線が届いている範囲でしか利用できないため、利用可能地域が限定的という注意点があります。
電力会社系の相場は、月額5000~7000円です。
複合機と接続する方法
FAXを複合機で行う場合、電話線で複合機と電話機を接続する必要があります。
接続方法は簡単なので、ここで知っていってください。
- ➀電話線をひかり電話対応機器の電話機1(TEL)ポートに差し込む
- ➁つないだ電話線を複合機のLINEポートに差し込む
- ③複合機のTELポートに電話線を差し込み、電話機につなぐ
番号が１つしかないので、「電話機1」のポートしか利用しません。(「電話機2」は、2番号ある場合のFAX番号用)
電話が鳴ったらひかり電話対応機器から複合機に信号が行き、複合機の中で電話かFAXかを判断します。
電話だった場合はTELポートから電話機に信号が行き、FAXだった場合はそのままFAX受信を開始します。
電話番号とFAX番号が一緒の場合は接続が少しややこしくなるので、詳しくは配線業者に聞くといいでしょう。
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