ビジネスでコミュニケーションツールを使うのは、もはや常識のような世の中になってきましたね。
そのため、コミュニケーションツールは様々な会社で開発されていてどれを導入すればいいのか悩む人は多いでしょう。
そこで今回は、コミュニケーションツールとはどんなものか、人気のあるツールの特徴やそれらの比較などをご紹介していきます♪
これから導入する人はもちろん、導入しているけど再検討したいという方もぜひみていってくださいね！
そもそも、コミュニケーションツールとは？
コミュニケーションツールとは、電話・メール・lineのような、自分の意志や情報を相手に伝えるために利用されるツール(道具)のことです。
現在様々なコミュニケーションツールが開発され、相手に意思を伝える方法は多様化しています。
ビジネス用のコミュニケーションツールはチャット機能がメインですが、その他にもビデオ通話機能やファイル共有機能、外部ツール連携機能など、仕事上で使える機能も付属しています。
ビジネスコミュニケーションツールとメールの違い
メールとの一番の違いは、よりリアルタイムでやりとりが出来ることです。
仕事においてスピードは重要な部分です。コミュニケーションツールを使うことで、相手への要求や疑問点などをいち早く伝えることができ、意思疎通がとりやすくなります。
しかし、気軽な分丁寧さが半減するので、外部の人に連絡をとる際はメールの方がいいでしょう。
コミュニケーションツールを使うメリット・デメリット
まず最初に、コミュニケーションツールを使うメリットとデメリットを知っておきましょう。
良い面悪い面を考慮した上で導入することをおすすめします！
早速整理していきましょう。
意思疎通・情報共有が円滑になる
先程も言ったように、チャット機能を使うことで意思や情報をいち早く共有することが出来るようになります。
上司・部下関係なく、コミュニケーションがしやすくなるのです。
遠隔地にいてもコミュニケーションが可能
コミュニケーションツールを導入すれば、一つの場所に集まる必要がありません。
そのため、遠方にいる支社の人や在宅ワークの人ともすぐに繋がることが出来ます。
そうすれば、働き方の幅を広げることができて会社の成長にも繋がります。
対面では聞きにくいことも聞きやすい
チャットであれば、部下が上司に面と向かってでは聞きにくいことも聞きやすくなります。
また、何かあればすぐに連絡することが出来るため、上司と話すタイミングを図ったり、帰りを何時間も待つ必要がなくなるのです！
業務の効率化
チャット以外の機能で、さらに業務を効率化できるのです。
例えば、タスク管理機能ではやるべき仕事を入力して管理できます。
また、外部ツールとの連携機能を使えば、カレンダーと連携してツール内で通知できるようにしたり、分析ツールと連携することでアクセス数などをリアルタイムで見ることができます。
対面での会話が減る
チャットで気軽に連絡が出来てしまうため、対面で話し合う機会が減ってしまいます。
新しい働き方が増えている今、それは自然な流れのように思いますが、社内のチームワークが悪くなるようなら、定期的に面談を行ったり飲み会を行うことでコミュニケーション不足を解消するといいでしょう。
セキュリティ面での不安
ネット環境を通じたやり取りになるので、外部への情報漏洩が心配ですよね。
コミュニケーションツールを導入する際は、セキュリティが安全なものかどうかも気にするようにしましょう。
社内教育コストがかかる
コミュニケーションツールの使い方を従業員に教える必要があるので、教育コストがかかります。
そのようなツールが苦手な人が多いと、かなりの時間がかかってしまうでしょう。
導入ツールのサポート体制が整っていると、困った時に聞きやすいのでサポート体制を重視することをおススメします。
初心者必見！ツールの選び方
ツールを導入する前に知っておく必要があるのは、「どのように選ぶか」ですよね。
これを知らず、人気だからなどで適当に選ぶと、使いずらくて止めてしまったり、一部の機能しか使わずに効率化を図れなかったりするのです。
それを防ぐため、ここでキチンと選び方を知っておきましょう！
導入目的を明確にする
まず、「なぜコミュニケーションツールを導入したいと思うのか」をちゃんと考えてみましょう。
「チャットで円滑にやり取りしたいから」「業務効率化のため」など、その会社によって導入目的は違うと思います。
それをハッキリさせないと、どの機能に特化したツールが良いのかが分からず１つに絞ることができません。
直感的に操作できるかどうか
操作のしやすさも重要です。
10人中10人がすぐに使いこなせるようなものでないと、導入したとしても不満や操作に関しての質問が殺到して逆に業務効率を悪くしてしまいます。
少し触っただけで使いこなせるものを選びましょう。
価格面
価格はやはり気になりますよね。
しかし、多くのコミュニケーションツールは無料版が用意されています。
無料でそこそこの機能が使えるものから、トライアル版として機能を最小限に留めているものまで様々です。
会社の規模や使いたい機能に合わせて選ぶようにしましょう。
セキュリティ対策はしっかりしているか
デメリットのところでお話ししたように、ネット環境を利用するため、情報漏洩が怖いですよね。
セキュリティ面はどのような対策をしているのか、これまで情報漏洩した過去はないかなど、ここは徹底的に調べましょう。
少しでも不安点がある場合は導入を控えたほうが良いです。
会社の場合、情報漏洩すると取引先やお客様にも迷惑をかけてしまいますからね。
これに決まり♪おすすめツール4つ
それでは、オフィ助がおススメするコミュニケーションツールを4つ紹介していきます！
人気のツールですが、機能などを見て自分の会社にあったものを選んでくださいね。
(紹介したツールそれぞれの紹介ページもあるので、気になったのがあれば読んでいってください。)
チャットワーク
現在269,000社が導入している国内利用者数№1のコミュニケーションツール。
チャットワークの強みは「タスク管理機能」で、グループ内でもプライベートチャットでも、時間を決めて設定できるため、仕事の漏れをカバーすることが出来ます。
見た目もシンプルで分かりやすいので、誰でも使えこなせます。
主な機能
- チャット
- タスク管理
- 音声/ビデオ通話
- ファイル共有
価格
対応OS
ブラウザ：Windows7以上、Mac OSX10.10
モバイル：iPhone/iPad・android
詳しくはぜひ、下の記事をお読みください！機能や使い方の疑問など、みんなが気になる部分を解説しています。
スラック
2019年7月時点で全世界のユーザー数が1000万人をとっぱした、アメリカ発のコミュニケーションツール。
一番の強みは外部ツールとの連携機能で、連携できるツールは300種類以上に上ります。
通知設定が自由自在だったり、検索も細かく設定できるなど、仕事を効率化させるための機能が盛りだくさんです。
主な機能
- チャット
- 外部ツール連携
- 音声/ビデオ通話
- 検索機能
価格
※Enterprise Gridは営業担当との相談により価格が決まります。
対応OS
ブラウザ：Windows7以上、Mac OSX10.10以上、Linux Fedora28以上
モバイル：iPhone/iPad・android
Slackについて、下記記事で詳しい機能説明やセキュリティについて、評判などもご紹介しています。
ぜひ読んでみてくださいね！
Lineworks
LINE株式会社と同じでNAVERを親会社に持つ、「ワークスモバイルジャパン株式会社」が販売するコミュニケーションツール。
2016年に発売されたツールですが、2019年12月時点で導入企業が10万社を突破したそうです。
強みは、LINEと連携できる唯一のコミュニケーションツールということです！
操作性やスタンプ機能を使えるところもLINEと一緒なので、操作指導をする必要が無くなります。
そのため、他のツールには備わっていない既読機能も搭載しています。
また、携帯を紛失した際、中に入っている情報を抹消できる「遠隔削除機能」は、情報漏洩を防止する上でかなり安心できる機能だと思います。
主な機能
- チャット
- ノート/予定/ファイル共有
- 音声/ビデオ通話
- アンケート機能
価格
対応OS
ブラウザ：Windows8.1以上、Mac OSX10.12以上
モバイル：iPhone/iPad・android
下記では、LINEWORKSの機能・疑問・評判など、気になる情報をいろいろ解説しています。
LINEWORKSの導入を考えているのなら、ぜひ見てほしいです♪
Talknote
独自の人工知能を用いたコミュニケーションツール。
2016年の時点で利用企業数が2万社をとっぱしていたので、今さらに導入数が増えているツールで、slackやチャットワークに並ぶトップクラスの社内SNSと言われているそうです。
Talknoteの強みは、チャット機能だけではなく、社内SNSとしても使えるという点です。
「メッセージ」機能では短いやり取りを行うことができ、「グループ」機能では、投稿すればグループ内の人に情報を共有することができます。
また、「アクションリズム解析」という機能では、Talknoteへのアクセス時間や投稿数から分析して、従業員の離職意向などに繋がる可能性のある気持ちの変化をいち早く発見することができるそうです。
その他にも、オーバーワーク検知もできるそうです。
主な機能
- チャット
- 社内SNS
- HR機能
- タスク管理
価格
対応OS
ブラウザ：Windows、Mac 最新バージョン
モバイル：iPhone/iPad・android
４つのツールを比較してみた
４つのツールの特徴を簡単に紹介しました。
これだけでは比較がしにくいと思うので、比較表をご用意します。
こちらを参考に、自分の会社にあうのはどれか比べてみてくださいね♪
| 有料版価格 ※一番安いプラン | 無料版 | アプリ | サポート | 導入者数 | こんな会社におススメ | |
| chatwork | \400/月 〇 | 〇 | 〇 | メール | 約27万社 | タスクの量が多い会社 |
| slack | \850/月△ | 〇 | 〇 | ・ヘルプセンター ・メール | 1000万人(全国) | 外部連携で業務効率を良くしたい |
| LINEWORKS | \300/月 ◎ | 〇 | 〇 | ・ヘルプセンター ・メール ・電話※ | 10万社 | ・LINEと連携させたい ・ITリテラシーが高くない |
| Talknote | － | 無料トライアル | 〇 | ・メール ・電話 | 2万社 | ・社員の仕事周りも管理したい ・支社が多い |
※メール・電話での問い合わせは有償版の利用者のみ
上の表を見れば、どのツールを導入したいか絞れてくるのではないでしょうか。
ここで紹介したツールは全て無料版から試せるため、気になるものをおためししてみるといいですよ！
まとめ
今回は、これからの世の中で役に立つ「コミュニケーションツール」についてお話ししました。
内容を簡単にまとめると、以下のようになります。
- コミュニケーションツールは自分の意志や情報を相手にいち早く伝えるための道具
- 利用することで意思疎通が円滑になる
- 導入目的を明確にし、使いやすくコスパのいいものを選ぶ
コミュニケーションツールを使うことで社内の業務効率も良くなり、情報共有もしやすくなります。
この機会にぜひ、ツールを入れてみてくださいね♪
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