リースもしくはレンタルした複合機・コピー機で印刷するとカウンター料金が発生します。
「カウンター料金を安くする方法はないの？」
「無駄な印刷でカウンター料金が高くなるのを避けたい」
といった方も多いでしょう。
そこで今回は、カウンター料金の基本やカウンター料金の節約方法などについて詳しくご紹介していきます。
これを読めば印刷コストを抑えることができるので、ぜひ参考にしてくださいね。
カウンター料金の基本をおさらい
まずは、カウンター料金とはどういったものなのか、確認していきましょう。
リースやレンタルをすると、その複合機・コピー機に不具合が生じた場合に修理などを無料で行える「保守契約」を結びます。
その保守契約の種類として「カウンター保守契約」があり、次の3つのような特徴があります。
- トナー代・修理費を無料で受けることができる
- モノクロ、カラーそれぞれ1枚あたりの単価が決まっている
- 1枚印刷するごとにカウントされ、利用した枚数に応じてカウンター料金が毎月発生する
カウンター保守契約を結ぶと、大量印刷や印刷頻度が少ない場合は割高になる可能性がありますが、トナー代や高い修理費を支払わなくて済むというメリットがあります。
詳しくは、カウンター保守とは？特徴や疑問点で書いているのでご覧ください。
今すぐできる！カウンター料金の節約術4選
やはり気になるのが、カウンター料金を抑える方法ではないでしょうか。
ポイントは、カウンター料金は印刷の「カウント」に応じて料金が決まるということです。
1枚コピーをするごとにカウント1と数えられ、毎月何枚の印刷を行ったのか一目でわかるように複合機・コピー機に表示されるのです。
そこで、カウント数を少なくするためにはどうしたらいいのか、お話ししましょう。
1. FAXは印刷せずに受信のみにする
送られてきたFAXの印刷もカウントに含まれます。
「自動的に送られてくるものだから、防ぎようがないのでは？」と思う方も多いですが、実際にカウントされるのは印刷された場合のみになります。
印刷されなければ、たとえ受信してもカウントされません。
そのため、複合機・コピー機に搭載されている「見てから印刷」を利用して、一度画面でFAXの内容を確認してから必要なものだけ印刷する方法がおすすめです。
そうすることで、必要なFAXのみカウントされ、不必要なFAXでカウンター料金が上がることはありません。
2. 両面印刷を控える
「両面印刷は紙1枚だから、カウントも1では？」とも思ってしまいがちですが、実は片面で1と数えるため、両面印刷はカウントが2になります。
コピーやプリント、FAXであっても同じです。
2枚以上の原稿をカウント数を上げずに印刷したい場合は、A3など大きなサイズの片面に集約して印刷するのがいいでしょう。
3. モノクロ印刷をする場合は設定を確認
注意してほしいのが、モノクロ印刷です。
複合機・コピー機でカラー印刷の設定のままモノクロ印刷をすると、カラー印刷としてカウントされてしまいます。
カウンター料金は、カラーとモノクロでは料金が異なり、カラーの方が1枚当たりの単価が高くなります。
そのため、モノクロ印刷をするときにカラー設定のままにしていると、必然的にカウンター料金が高くなってしまうのです。
モノクロをプリントするときには、以下の2つのポイントに気をつけましょう。
- 印刷設定を「グレースケール」にする
- カラー設定からモノクロ印刷に切り替える
これだけで簡単に節約することができますよ。
4. プレビュー画面を活用して不要な印刷物を減らす
印刷ミスほど、無駄なカウントはありません。
印刷ミスをなくすためには、プレビュー画面の活用が大切です。
印刷する前にプレビュー画面で確認することで、ミスによる無駄なカウントがなくなり、カウンター料金の節約につながります。
印刷前に、一度確認してからプリント・コピーをするようにしましょう。
基本的に印刷さえしなければカウンター料金は発生しない
複合機・コピー機にスキャン機能が付いている機種も多いですよね。
そのため、スキャンした場合もカウントされると思われがちですが、スキャンしただけではカウンター料対象外になります。
カウンター料金は、あくまで印刷した枚数に応じて発生するものです。
スキャンをして、パソコンのサーバーやフォルダに取り込むだけであれば、カウンター料金は発生しません。
ただ、スキャンしたデータを印刷した場合は、カウンター料金が発生するので覚えておきましょう。
紙ベースで保管しておきたいものであれば印刷、データベースで十分だというものであればスキャンしてパソコンへ保管といった方法を取った方が、よりカウンター料金を節約することができますね。
カウンター料金を大幅に安くする秘訣3つ
ここまでお話しした方法でもカウンター料金を節約することはできますが、大幅にコスト削減をしたい場合にはもっと有効な手段があります。
「節約だけでは物足りない」
「もっとカウンター料を下げたい」
といった場合、3つの秘訣があるのでご紹介しましょう。
ぜひ実践してみてくださいね。
1. カウンター料金の引き下げ交渉をする
契約の段階でカウンター料金の値引き、契約後であれば引き下げの交渉をしてみましょう。
モノクロ・カラーそれぞれのカウントに対し単価が決められており、それを引き下げてもらうことで必然的にカウンター料金が安くなります。
ただ、リース会社にとって、複合機・コピー機の本体価格よりも、ランニングコストであるカウンター料金を重要視している場合が多いです。
そのため、本体価格を値引きしてくれても、カウンター料金は難しいと断られるケースも少なくありません。
とはいえ値引きされる場合もあるので、交渉してみて損はないでしょう。
値引きされるケースとは？
まず注意として、メーカー保守の場合は契約途中での変更は不可になります。
リース会社による自社メンテナンスを行っている場合は、契約途中でも料金の引き下げ交渉に応じてくれる場合もあります。
他社の見積もりをとって、今契約しているリース会社との価格の違いなどを見せると、話がスムーズに進むでしょう。
また、これからリース契約をする予定の方は、本体価格の値引きだけではなくカウンター料金の値引きも交渉してみるといいですね。
2. 印刷機器・リース会社の変更をする
メーカー保守を受けている場合、カウンター料金の引き下げは難しいため、満期が来たら複合機・コピー機本体やリース会社の変更などを検討しましょう。
カウンター料金は、リース会社によって異なります。
新たに契約をする場合は、カウンター料金の交渉も忘れずに行うようにしてくださいね。
尚、カウンター料金だけでなく、リース料金にも注目してください。
リース料金の相場を知っておくことで悪徳業者に騙されにくなったり、価格交渉がしやすくなるでしょう。
複合機・コピー機のリース相場についてで詳しく説明しているので、是非お読みください。
リース料金を安くする方法もご紹介しています♪
3. カウンター料金がかからない定額制のレンタル複合機を導入する
リースで複合機・コピー機を利用すると、どうしてもリース料金とカウンター料金が発生します。
カウンター料金をかけたくない！といった方は、レンタル複合機を利用してはいかがでしょうか。
レンタル複合機は、枚数に応じて料金プランが決められていて、その範囲内の印刷枚数であれば、印刷し放題になります。
保守料はレンタル代に含まれるため、毎月支払う金額はレンタル代のみと明確なのが特徴です。
「複合機・コピー機をとにかく安く利用したい！」という方は、カウンター料金が発生しない定額制のレンタル複合機の導入を検討してみましょう。
まとめ
いかがでしたか。
今回は、カウンター料金を節約する方法や、引き下げ方などを詳しくご紹介しました。
ぜひ実践してほしいポイントとしては、次の3つになります。
- カウンター料金の節約には複合機・コピー機の機能を活用する
- 不要なFAXなど無駄な印刷をしないことが大切
- 複合機・コピー機の契約時に本体価格よりもカウンター料金の値引き交渉を行う
「カウンター料金が高すぎて困っている」
「印刷コストを今よりも抑えたい」
といった方は、ぜひこの記事を参考にカウンター料金の節約術を実践してみてください！
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